ED15 - Mitarbeiter-Onboarding: Betriebsnummer, SV-Anmeldung, ELSTER

Problem

Ein Unternehmer stellt seinen ersten Mitarbeiter ein - und steht vor einem Wald von Pflichten, die ab dem 1. Mitarbeiter greifen:

• "Was muss ich alles anmelden?" - SV-Anmeldung, ELStAM-Abruf, DEÜV-Meldung, Lohnsteuer-Anmeldung - aber in welcher Reihenfolge?
• Betriebsnummer vorhanden, aber nicht im Repo - die SV-Betriebsnummer (siehe ED13) liegt in der Lohnsoftware, aber nicht im Repo - bei Kündigung des Accounts ist sie weg
• ELStAM-Abruf vergessen - die elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale müssen vor dem ersten Lohnlauf abgerufen werden - aber viele Unternehmer wissen das nicht
• DEÜV-Meldung verspätet - die Anmeldung bei der Krankenkasse (DEÜV Grund 10) muss innerhalb von 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn erfolgen - aber niemand überwacht die Frist
• Sofortmeldung übersehen - in bestimmten Branchen (Bau, Gaststätten, Reinigung, Sicherheit, Friseur, Transport u. a.) muss der Beschäftigungsbeginn vor Aufnahme der Tätigkeit an die DRV gemeldet werden - wer dies übersieht, riskiert Bußgeld und Schwarzarbeit-Verdacht
• Keine Lohnsoftware vorhanden - ohne ITSG-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware fehlt der Meldeweg - das SV-Meldeportal (sv-meldeportal.de) bietet Abhilfe, ist aber vielen unbekannt
• Keine Stammdaten im Repo - die Mitarbeiter-Stammdaten (§ 4 LStDV) liegen in der Lohnsoftware, aber nicht im Repo - nicht GoBD-konform
• Keine Fristen-Überwachung - die Onboarding-Fristen (SV-Anmeldung, DEÜV, ELStAM) werden nicht zentral überwacht

Auslöser B - 1. Mitarbeiter: Diese Pflichten entstehen mit dem ersten Mitarbeiter - sie bauen auf dem organisatorischen Fundament (Teil II) und den Behörden-Identifikatoren (Teil III) auf.

Kernaussage

Mitarbeiter-Onboarding im Git-Repo bedeutet:

1. Stammdaten als JSON-Artefakt - alle § 4 LStDV Pflichtfelder im Repo, mit sphere-Tag und V7GUID:uuidV7
2. SV-Anmeldung als Beleg mit Sidecar - DEÜV-Meldung Grund 10, Quittung mit SHA-256
3. Branchen-Check § 28a Abs. 4 SGB IV - pro Mitarbeiter prüfen, ob Sofortmeldungspflicht besteht (Bau, Gast, Reinigung, Sicherheit u. a.)
4. SV-Meldeportal als Notfallkanal - ohne Lohnsoftware Meldungen direkt über sv-meldeportal.de abgeben, Quittung als Beleg mit Sidecar
5. ELStAM-Abruf dokumentiert - Abruf vor erstem Lohnlauf, Ergebnis im Repo
6. Fristen-Check für Onboarding-Schritte - DEÜV (6 Wochen), Sofortmeldung (vor Aufnahme), ELStAM (vor Lohnlauf), LStA (10. des Folgemonats)
7. Onboarding-Checkliste als Git-Artefakt - strukturierte Schritt-für-Schritt-Liste mit Status-Tracking

Compliance by Design: Das Onboarding wird nicht ad-hoc durchgeführt, sondern durch strukturierte Pflichtfelder, Belege mit Sidecars und Fristen-Check erfasst.

Onboarding-Zeitleiste

Stammdaten als JSON-Artefakt (§ 4 LStDV)

Stammdaten-JSON

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/employee-stammdaten-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "uuidV7": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "Lohnverantwortlicher",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "ideell",
  "source": "E1",
  "source_sha256": "<SHA-256-des-Anstellungsvertrags>",
  "tags": ["mitarbeiter", "stammdaten", "§4-lstdv", "onboarding"],
  "mitarbeiter": {
    "name": "Druschel, Axel Franz Johann",
    "geburtsdatum": "1960-04-08",
    "anschrift": "<ANSCHRIFT>",
    "steuer_idnr": "<STNR-11-STELLIG>",
    "sv_nummer": "<SV-NR-12-STELLIG>",
    "krankenkasse": "BKK firmus",
    "ik_nummer": "<IK>",
    "eintrittsdatum": "2026-09-01",
    "beschaeftigungsart": "Geschaeftsfuehrer",
    "taetigkeitsschluessel": "62113",
    "personengruppe_deuev": "101",
    "beitragsgruppenschluessel": "0320",
    "aktivrente_flag": true,
    "bruttolohn_monat": 2000.00
  }
}

Hinweis: Die uuidV7 ist die DocID des Eintrags. Der Composite Key V7GUID:uuidV7 dient der Ablage-Organisation und DB-Query. Das mitarbeiter-Objekt enthält alle § 4 LStDV Pflichtfelder. Der aktivrente_flag dokumentiert die Aktivrente (§ 3 Nr. 21 EStG) - siehe ED12 (DRV-Statusfeststellung) und ED18 (Lohnabrechnung).

ELStAM-Abruf (§ 39e EStG)

Wichtig - ELStAM vor Lohnlauf: Der ELStAM-Abruf muss vor dem ersten Lohnlauf erfolgen. Ohne ELStAM-Daten darf keine Lohnsteuer berechnet werden (§ 39e EStG). Der Abruf wird im Repo dokumentiert - bei Fehler (kein Datensatz) wird der Abruf-Versuch als Repo-Ereignis protokolliert (Nachweis "versucht", siehe ED14 Schnittstellen-Fehler-Logging).

DEÜV-Anmeldung (Grund 10)

Praxis-Beispiel: Der GF (E1) beginnt am 01.09.2026 bei der KMU. Die DEÜV-Anmeldung (Grund 10) muss bis ca. 13.10.2026 erfolgen (6 Wochen nach Eintrittsmonat). Die Quittung der Krankenkasse wird als Beleg mit Sidecar im Repo abgelegt. Der Fristen-Check enthält einen Eintrag "DEÜV Grund 10 - 131006".

Sofortmeldung bei der SV (§ 28a Abs. 4 SGB IV)

Neben der regulären DEÜV-Anmeldung (Grund 10, 6 Wochen-Frist) existiert für bestimmte Branchen eine Sofortmeldungspflicht: Der Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses ist spätestens bei dessen Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung zu melden - also vor oder am ersten Arbeitstag, nicht erst 6 Wochen später.

Branchen mit Sofortmeldungspflicht

§ 28a Abs. 4 SGB IV listet 11 Wirtschaftsbereiche, in denen die Sofortmeldung zwingend ist:

Warum diese Branchen? Diese Wirtschaftszweige haben ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit, Scheinselbstständigkeit und Beitragsverkürzung. Die Sofortmeldung ermöglicht der DRV, zeitnah zu prüfen, ob ein Beschäftigungsverhältnis korrekt angemeldet wurde - noch während der Mitarbeiter bereits tätig ist.

Rechtsfolge bei Nichtabgabe

Die Sofortmeldung ist keine Anmeldung nach § 28a Abs. 1 SGB IV (reguläre DEÜV-Anmeldung). Sie ersetzt diese nicht, sondern ist eine zusätzliche Meldepflicht. Wird sie nicht abgegeben, drohen:

• Beitragsnacherhebung mit Zinsen
• Schätzung des Entgelts durch die Einzugsstelle
• Sanktionen nach § 111 SGB IV (Bußgeld bis 5.000 EUR)
• Verdacht auf Schwarzarbeit mit Meldepflicht an Zoll/Finanzkontrolle

Dateninhalt der Sofortmeldung

Die Sofortmeldung enthält reduzierte Angaben (weniger als die vollständige DEÜV-Anmeldung):

Die Meldung wird in der Stammsatzdatei nach § 150 Abs. 1 und 2 SGB VI gespeichert - sie dient der DRV als Frühwarnsystem.

Entscheidung: Ist mein Unternehmen betroffen?

Praxis-Beispiel: Die KMU (Software-Entwicklung) gehört nicht zu den Branchen des § 28a Abs. 4 SGB IV. Für den GF (E1) ist keine Sofortmeldung abzugeben - die reguläre DEÜV-Anmeldung (Grund 10) mit 6-Wochen-Frist reicht aus. Würde die KMU jedoch einen Reinigungskraft für das Büro einstellen, läge dies im Gebäudereinigungsgewerbe (Nr. 6) - Sofortmeldungspflicht wäre ausgelöst. Die Branchenzugehörigkeit ist pro Beschäftigungsverhältnis zu prüfen, nicht pro Unternehmen.

Meldung ohne Lohnabrechnungssoftware: das SV-Meldeportal

Nicht jeder Unternehmer verfügt über eine ITSG-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Für Kleinstarbeitgeber (bis ca. 10 Mitarbeiter), Selbstständige und Ausnahmefälle stellt die Sozialversicherung das SV-Meldeportal unter sv-meldeportal.de als systemgeprüfte Ausfüllhilfe bereit - den gesetzlichen Nachfolger von sv.net (Betrieb eingestellt 30.06.2024).

Rechtsgrundlage

§ 95a SGB IV verpflichtet die Sozialversicherungsträger, dauerhaft eine allgemein zugängliche, elektronisch gestützte und systemgeprüfte Ausfüllhilfe für den Datenaustausch nach SGB IV und dem Aufwendungsausgleichsgesetz bereitzustellen. Das SV-Meldeportal ist diese Ausfüllhilfe - es führt keine Berechnungen durch (kein Konkurrent zu professioneller Lohnsoftware), sondern unterstützt lediglich die Erfassung und Übermittlung von Meldungen.

Voraussetzungen für die Nutzung

Ausnahme BundID-Konto: Für ausländische Unternehmen, Selbstständige und Beschäftigte, die das Portal ausschließlich für A1-Bescheinigungen nutzen, ist seit 2024 alternativ das BundID-Konto zulässig.

Registrierungs- und Meldeverfahren

Die Registrierung erfolgt einmalig unabhängig von der Laufzeit. Im Detail:

1. ELSTER-Organisationszertifikat beantragen - über Mein Unternehmenskonto (info.mein-unternehmenskonto.de), dazu Steuernummer des Unternehmens erforderlich. Pro Mitarbeiter kann ein eigenes Zertifikat beantragt werden (bis 500 pro Unternehmenskonto).
2. Registrierung im SV-Meldeportal starten - Authentisierung mit dem ELSTER-Organisationszertifikat. Unternehmensdaten werden teilweise automatisch aus dem ELSTER-Konto übernommen.
3. Betriebsnummer verknüpfen - zwingend erforderlich; Abgleich mit zentraler Betriebsnummerndatei der BA.
4. Freischaltcode per Post - das Vertretungsberechtigungsschreiben wird postalisch an die Geschäftsleitung gesendet. Die innerbetriebliche Organisation übergibt den Freischaltcode an den berechtigten Nutzer.
5. Anmeldung am Portal - danach mit Organisationszertifikat.
6. Meldung erfassen - DEÜV-Meldungen (Grund 10, 30, 50, 92), Beitragsnachweise, A1-Bescheinigungen, Anträge.
7. Quittung empfangen - elektronische Bestätigung der Datenannahmestelle.
8. Quittung als Beleg mit Sidecar - im Git-Repo ablegen (SHA-256, V7GUID:uuidV7, sphere-Tag).

Kosten

Bezahlung per Überweisung oder PayPal. Beliebig viele Meldungen pro Laufzeit.

Funktionsumfang

• DEÜV-Meldungen (Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung, Sofortmeldung)
• Beitragsnachweise (SV-Beitragsnachweis an KK)
• A1-Bescheinigungen (Entsendebescheinigung EU)
• Bescheinigungen (z. B. SV-Bescheinigung für AN)
• Online-Datenspeicher ("Aktenschrank") - verschlüsselt, pro Betriebsnummer, 5 Jahre vorgehalten
• Personalverwaltung mit Historienführung - Basisdaten, Meldedaten pro Monat
• Mandantenverwaltung - für Steuerberater, die mehrere AG betreuen

Wichtig für das Git-Repo: Das SV-Meldeportal ist eine Erfassungs- und Übermittlungshilfe, keine GoBD-konforme Aufbewahrungsstelle. Die Online-Datenspeicherung für 5 Jahre ersetzt nicht die GoBD-Aufbewahrungsfristen (10 Jahre für Belege, siehe ED07). Die Quittungen und Meldedaten müssen zusätzlich im Git-Repo mit Sidecar abgelegt werden.

GitCover-Integration

Für die Git-native Compliance ist das SV-Meldeportal ein Schnittstellen-System wie ELSTER (siehe ED14):

Praxis-Beispiel: Die KMU nutzt eine ITSG-zertifizierte Lohnsoftware und damit nicht das SV-Meldeportal. Sollte die Lohnsoftware ausfallen (Notfall), kann das SV-Meldeportal als Backup-Kanal dienen. Die Registrierung mit ELSTER-Organisationszertifikat ist bereits vorhanden (für ELSTER LStA, siehe ED11). Die Betriebsnummer liegt im Repo (ED13). Im Notfall kann die KMU Sofortmeldungen oder DEÜV-Anmeldungen manuell erfassen - die Quittungen werden wie bei der Lohnsoftware-Quittung als Beleg mit Sidecar im Repo abgelegt.

Hinweis aus der Vorarbeit: Im SV-Meldungen-Katalog der AFJD/agents/ ist vermerkt: "Sofortmeldungen (Grund 20) entfallen für GCC, da nicht zu den Branchen des § 28a Abs. 4 SGB IV gehörig." Diese Aussage ist korrekt für die Software-Branche - muss aber pro Beschäftigungsverhältnis neu geprüft werden, sobald Mitarbeiter in branchenrelevante Tätigkeiten wechseln (z. B. Reinigungskraft, Fahrer).

Onboarding-Checkliste als Git-Artefakt

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/onboarding-checklist-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "uuidV7": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "GF",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "ideell",
  "source": "E1",
  "tags": ["onboarding", "checkliste", "mitarbeiter"],
  "mitarbeiter_uuidV7": "<uuidV7-der-Stammdaten>",
  "checkliste": [
    {"schritt": "Vertrag unterschrieben", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "Stammdaten erfasst", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "Branchen-Check § 28a Abs. 4 SGB IV", "status": "done", "ergebnis": "nicht betroffen"},
    {"schritt": "Sofortmeldung (falls betroffen)", "status": "n/a", "frist": "vor Aufnahme"},
    {"schritt": "ELStAM abgerufen", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "DEÜV Grund 10 angemeldet", "status": "pending", "frist": "131006"},
    {"schritt": "KK-Mitgliedschaft bestätigt", "status": "pending", "frist": "300826"},
    {"schritt": "Erster Lohnlauf", "status": "pending", "frist": "300926"},
    {"schritt": "LStA übermittelt", "status": "pending", "frist": "151006"},
    {"schritt": "SV-Beitragsnachweis", "status": "pending", "frist": "271006"}
  ]
}

Hinweis: Die uuidV7 ist die DocID der Checkliste. Der Composite Key V7GUID:uuidV7 dient der Ablage-Organisation und DB-Query. Das mitarbeiter_uuidV7-Feld verweist auf die Stammdaten des Mitarbeiters (Querverweis über uuidV7). Jeder Schritt hat einen Status (done/pending) und optional eine Frist und einen Beleg-Hash.

Risiko-Leverage

Harness-Anforderung (Vorschau)

Aus ED15 ableitbar:

Die vollständige Anforderungsliste in Harness-Anforderungen.md.

Quellen

• EStG (§ 39e - ELStAM, § 4 LStDV - Pflichtfelder, § 41a - Lohnsteuer-Anmeldung)
• SGB IV (§ 28a Abs. 1 - DEÜV-Meldungen, § 28a Abs. 4 - Sofortmeldung, § 28i - Betriebsnummer, § 23 - SV-Beitragsnachweis, § 95a - SV-Meldeportal, § 111 - Sanktionen)
• SGB VI (§ 150 Abs. 1 und 2 - Stammsatzdatei)
• sv-meldeportal.de - Offizielles SV-Meldeportal der Sozialversicherungsträger
• info.sv-meldeportal.de - Informationsportal mit Registrierung, Anleitungen, FAQ
• info.mein-unternehmenskonto.de - Einheitliches Unternehmenskonto (ELSTER)
• gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html - § 28a SGB IV Volltext
• AFJD/agents/ (anonymisiert) - SSoT-Konzept mit Stammdaten, Onboarding-Checkliste
• GCC/TOP/Employees/AFJD/40_SV-Meldungen_Katalog.md - Vorarbeit SV-Meldungen, Branchen-Check, DEÜV-Abgabegründe

Quellen-Topologie und CDN-Referenz-Links

Hinweis: Diese Zuordnung von Quellen, Mirror und Community-Hub spiegelt den aktuellen Stand wider und kann sich ändern. Bitte prüfen Sie die jeweilige kanonische Quelle auf gitcover.org für den aktuellen Zustand.