ED05 - Documentos, DMS, factura electrónica: orden, trazabilidad retroactiva/progresiva
Problema
Un empresario comienza con el archivo de documentos y se enfrenta a la pregunta: ¿Cómo ordeno los documentos de forma conforme a GoBD y cómo los hago trazables?
La práctica actual en el ámbito de las PYME:
- Documentos en papel en carpetas - no electrónicos, no analizables de forma automática, no trazables de forma retroactiva/progresiva
- PDFs en cuentas de nube - no conformes a GoBD (sin inmutabilidad, sin analítica automática, dependencia del proveedor de servicios)
- Correos electrónicos con adjuntos PDF - no archivados (la bandeja de entrada no es un archivo), sin autenticidad del documento, sin cadena de evidencia
- Facturas electrónicas (XML) no comprendidas - muchos empresarios no saben que desde 2025 el archivo XML es el documento original, no el PDF
- (A menudo) Sin orden - los documentos están organizados por fecha, no por operación; los asientos contables no tienen referencia de documento
- (A menudo) Sin trazabilidad retroactiva - desde el asiento contable el auditor no puede resolver al documento, porque falta la referencia
- (A menudo) Sin trazabilidad progresiva - desde el documento no se puede resolver al asiento contable, porque faltan las referencias cruzadas
Afirmación central
El archivo de documentos conforme a GoBD significa:
- **Cada documento tiene una identidad única