ED07 - Documentation des procédures GoBD : champs obligatoires, versionnement, approbation

Problème

La GoBD, Rz. 64–91, exige une documentation des procédures - mais dans le secteur des PME, elle est l’exception la plus courante :

• "Qu’est-ce qu’une documentation des procédures ?" - la plupart des dirigeants ne connaissent pas le terme, sans même connaître son contenu
• "C’est le conseiller fiscal qui s’en charge" - beaucoup croient que le StB établit la documentation des procédures - mais il ne peut que la guider, le dirigeant doit l’établir et l’entretenir lui-même
• "Document Word sur le bureau" - lorsqu’il existe une documentation des procédures, il s’agit d’un document Word statique qui n’est pas mis à jour lors d’un changement de système - violation de la GoBD
• "Pas de versionnement" - les modifications apportées à la documentation des procédures ne sont pas documentées de manière traçable - alors que la GoBD exige l’actualité et la traçabilité (Rz. 83)
• "Pas d’approbation" - la documentation des procédures n’est jamais "approuvée" - alors que la GoBD exige que l’état au moment de l’audit soit clair
• "Changement de système non documenté" - lors d’une migration vers un nouveau logiciel, la documentation des procédures n’est pas mise à jour - GoBD Rz. 146–150 l’exigent expressément

Message clé

Une documentation des procédures conforme à la GoBD dans le dépôt Git signifie :

1. La documentation des procédures est un artefact Git versionné - non pas un document Word, mais du Markdown et du JSON dans le dépôt
2. Chaque modification est traçable - git log indique qui, quand, quoi et pourquoi (auteur du commit, horodatage uuidV7, diff, message de commit)
3. Approbation par des tags - un tag Git marque l’état approuvé de la documentation des procédures (par ex. vd-v1.0-2026)
4. Les changements de système sont consignés - lors d’une migration, un nouveau commit est créé avec une justification, et l’ancienne version reste traçable
5. Le dépôt lui-même fait partie de la documentation des procédures - git log montre la procédure, .gitcover/schemas/ montre les structures de données, les hooks Git montrent les contrôles

Compliance by Design : la documentation des procédures n’est pas constituée a posteriori - elle naît de l’utilisation de Git. Quiconque travaille avec des dépôts Git documente automatiquement sa procédure grâce aux commits, aux diffs et aux tags. La documentation formelle des procédures y ajoute une description lisible par un humain.

Qu’est-ce qu’une documentation des procédures ?

Champs obligatoires de la documentation des procédures

Structure dans le dépôt Git

ORG-1/
├── .gitcover/
│   ├── schemas/                    # Datenstrukturen (Rz. 86–91)
│   │   ├── diary-entry-1.0.schema.json
│   │   ├── v7g-sidecar-1.0.schema.json
│   │   └── timesheet-1.0.schema.json
│   ├── dictionaries/               # Klassifizierungen (Rz. 86–91)
│   │   ├── spheres.json
│   │   ├── roles.json
│   │   └── beleg-types.json
│   └── LEGAL_ENTITY.v7g.json       # Tenant-Identität
├── docs/
│   └── verfahrensdokumentation/
│       ├── README.md               # Einstieg + Übersicht
│       ├── 01-verfahren.md         # Buchführungsverfahren (Rz. 64–71)
│       ├── 02-systemumgebung.md    # Software/Hardware (Rz. 72–76)
│       ├── 03-organisation.md      # Zuständigkeiten (Rz. 77–80)
│       ├── 04-kontrollen.md        # Internen Kontrollen (Rz. 81–85)
│       └── 05-daten.md             # Datenstrukturen (Rz. 86–91)
└── .githooks/
    ├── pre-commit                  # Kontrollen (Rz. 81–85)
    └── post-commit                 # Index-Generierung

La documentation des procédures comme artefact JSON

La documentation des procédures elle-même est un artefact versionné avec V7GUID (classe) et uuidV7 (ID d’objet comme DocID) :

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/verfahrensdoku-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "docUid": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "GF",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "wirtschaftlich",
  "source": "E1",
  "version": "1.0",
  "status": "released",
  "sections": ["01-verfahren", "02-systemumgebung", "03-organisation", "04-kontrollen", "05-daten"]
}

Remarque : la uuidV7 est la DocID de la documentation des procédures. La clé composite V7GUID:uuidV7 sert à l’organisation du stockage et aux requêtes en base de données. Aucun champ datetime/date distinct - l’heure est intégrée dans l’uuidV7.

Versionnement et approbation

Important - les tags comme marqueurs d’approbation : un tag Git est immuable

• il marque un état exact du commit qui ne peut pas être modifié ultérieurement. Cela correspond à GoBD Rz. 146 (immuabilité). L’auditeur peut, avec git show vd-v1.0-2026, reconstituer l’état exact de la documentation des procédures au moment de l’audit.

Changement de système et migration (GoBD Rz. 146–150)

GoBD Rz. 146–150 exige lors d’un changement de système :

1. Maintenir les données de l’ancien système disponibles - git bundle comme archive autonome (aucun compte cloud nécessaire, voir ED05 Z3)
2. Mettre à jour la documentation des procédures - nouveau commit avec justification : "Migration de Cloud-Lohn vers GitCover, date, rôle"
3. Documenter la période transitoire - quelles données ont été migrées et de quelle manière, quels contrôles ont été réalisés
4. Marquer l’ancienne version comme obsolète - obsolescence: superseded_by dans l’ancien artefact de documentation des procédures

Exemple pratique : le dirigeant (E1) migre d’un logiciel de paie dans le cloud vers GitCover. Il crée un git bundle contenant les anciennes données, met à jour la documentation des procédures (nouveau commit avec le message de commit "Migration vers GitCover, 260815, rôle : GF"), marque l’ancienne version comme superseded et crée le tag vd-v2.0-2027 pour la nouvelle version. L’auditeur peut retracer les deux versions.

Le dépôt lui-même comme documentation des procédures

L’idée centrale : un dépôt Git est lui-même une documentation des procédures - git log montre la procédure, git config montre l’environnement système, les hooks Git montrent les contrôles, les schémas montrent les structures de données. La documentation formelle des procédures (Markdown dans docs/verfahrensdokumentation/) complète cela par une description lisible par un humain - mais la source faisant autorité est le dépôt lui-même.

Levier de réduction des risques

Exigence Harness (aperçu)

Déductible d’ED07 :

La liste complète des exigences se trouve dans Harness-Anforderungen.md.

Sources

• GoBD (lettre du BMF, Rz. 64–91 - documentation des procédures, Rz. 146–150 - changement de système, Rz. 83 - actualité)
• AO (§ 146 - dispositions réglementaires, § 147 - conservation)
• E1/agents/ (anonymisé) - concept SSoT avec la documentation des procédures comme artefact Git

Topologie des sources et liens de référence CDN

Remarque : cette attribution des sources, du miroir et du hub communautaire reflète l’état actuel et peut changer. Veuillez vérifier la source canonique correspondante sur gitcover.org pour connaître l’état actuel.