ED04 - Registre de transparence lors de la constitution : bénéficiaires effectifs, société en formation, bénéficiaires fictifs

Problème

La constitution d'une société de capitaux fait naître des obligations qui ne découlent pas du registre du commerce et que de nombreux fondateurs négligent : les obligations de transparence du Geldwäschegesetz (GwG). Depuis le Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG), le registre de transparence est un registre exhaustif - l'ancienne « fiction de notification » (les données sont réputées notifiées lorsqu'elles figurent au registre du commerce) a été supprimée sans remplacement depuis le 1er août 2021.

Les erreurs typiques de la phase de constitution :

• « Tout figure pourtant au registre du commerce » - la fiction de notification n'existe plus ; chaque société doit déclarer activement (§ 20 Abs. 1 GwG)
• Société en formation négligée - la société en formation (i. Gr.) est déjà soumise à l'obligation de déclaration ; la première déclaration est omise si la demande d'inscription au registre du commerce intervient dans les trois mois suivant les statuts - sinon une déclaration est requise
• Cascades non déroulées jusqu'au bout - lorsqu'une holding détient les parts, il ne suffit pas de nommer la holding ; il faut déterminer la personne physique au bout de la chaîne
• Bénéficiaires effectifs fictifs méconnus - si les associés sont eux-mêmes des personnes morales et qu'aucune personne physique ne peut être déterminée, les représentants légaux sont réputés bénéficiaires effectifs - cette fiction doit être déclarée avec une justification expresse

Message clé

Les obligations relatives au registre de transparence sont des obligations de constitution - elles naissent avec les statuts, non avec le premier chiffre d'affaires :

1. Sont soumises à l'obligation de déclaration toutes les personnes morales de droit privé (GmbH, UG, AG, SE, KGaA, associations enregistrées, coopératives, fondations dotées de la personnalité juridique) ainsi que les sociétés de personnes enregistrées (OHG, KG, PartG, à partir du 1er janvier 2024 également eGbR) - §§ 20, 21 GwG. Non soumises à l'obligation : les entreprises individuelles, les e. K. et la GbR (non enregistrée).
2. Les bénéficiaires effectifs (wB) sont exclusivement des personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement plus de 25 % des parts de capital, contrôlent plus de 25 % des droits de vote ou exercent un contrôle de manière comparable (§ 3 Abs. 2 GwG) - par exemple en tant qu'associé commandité ou au moyen de droits de veto à caractère structurant.
3. Bénéficiaire indirect : lorsqu'une personne morale détient les parts, le wB est celui qui contrôle l'organisation mère - en règle générale à partir de plus de 50 % des parts de capital ou des droits de vote à chaque niveau de la chaîne (§ 3 Abs. 2 S. 2-4 GwG i. V. m. § 290 HGB).
4. wB fictifs : si, même après un examen complet et documenté, aucune personne physique ne peut être déterminée, les représentants légaux (gérant, associés-gérants) sont réputés bénéficiaires effectifs (§ 3 Abs. 2 S. 5 GwG) - avec justification de la fiction dans la déclaration.
5. Société en formation (i. Gr.) : même la société en formation active est soumise à des obligations comptables et fiscales - et donc aux obligations de transparence. Déclaration d'abord en tant que « Sonstige Rechtsgestaltung » avec la mention « i. Gr. » ; la notification est superflue si la demande d'inscription au registre du commerce intervient dans les trois mois suivant les statuts. Après l'inscription, le numéro HR est communiqué ultérieurement au moyen d'une déclaration modificative.
6. Contenu de la déclaration (§ 19 Abs. 1 GwG) : prénom et nom, date de naissance, lieu de résidence, toutes les nationalités, nature et étendue de l'intérêt économique ainsi que la date de validité.

Compliance by Design : La détermination des wB n'est pas un simple acte de formulaire, mais un processus de détermination documenté - des statuts, en passant par la liste des associés, jusqu'à l'analyse de la cascade. C'est précisément ce processus qui doit figurer dans le dépôt Git : en tant qu'artefact JSON avec V7GUID, Sidecar et références SHA-256 vers les pièces justificatives sources. La détermination de ED04 constitue la base de la documentation conforme à la GoBD (ED12) et de l'exécution de la déclaration (ED17, ED18).

La cascade à titre d'exemple

E1 est entrepreneur et associé unique. Le groupe est structuré en cascade - un cas de holding typique :

Détermination pour ORG-1 (la gUG) :

1. Directement ? L'associée est ORG-5 (GmbH) - une personne morale, pas une personne physique. Pas de wB direct.
2. Indirectement ? Qui contrôle ORG-5 ? E1 détient 100 % de ORG-5 - c'est plus de 50 %, donc une influence dominante. E1 est ainsi bénéficiaire effectif indirect pour ORG-1 : nature de l'intérêt « contrôle indirect via ORG-5 », étendue « 100 % de ORG-5 ».
3. Déclaration : ORG-1 déclare E1 comme wB indirect - en indiquant la chaîne (ORG-1 ← ORG-5 ← E1).

Détermination pour ORG-5 elle-même (la holding) :

1. Associé direct : E1, personne physique, 100 % → E1 est wB direct de ORG-5 (étendue : 100 % des parts de capital).

Important : Chaque société de la chaîne effectue sa propre détermination et sa propre déclaration - même si au final c'est la même personne physique (E1) qui ressort pour toutes. L'obligation incombe à l'organisation, non à la personne.

Bénéficiaires effectifs fictifs : les bénéficiaires « virtuels »

Le malentendu le plus fréquent en pratique : si les associés sont des personnes morales et qu'aucune personne physique détenant plus de 25 % ne peut être déterminée, le gérant est réputé wB - et non « personne » :

• Si plusieurs personnes sont représentants légaux, toutes doivent être déclarées.
• La fiction doit être justifiée (aucun wB déterminable malgré un examen complet / structure de propriété et de contrôle non entièrement traçable).
• En cas de changement de gérant, le wB fictif change également - la modification doit être déclarée sans délai. Qui ne comprend pas la fiction néglige systématiquement cette obligation (ED18).

Perspective Git-native : La fiction n'est pas un cas marginal, mais le cas normal des structures de groupe. Dans le dépôt Git, la fiction est un artefact classifié : wb_fiktion.json avec justification, date de vérification, chaîne vérifiée et références SHA-256 vers la liste des associés et les statuts. Si la vérification aboutit plus tard à un autre résultat (p. ex. de nouveaux associés), l'artefact n'est pas modifié mais remplacé par un nouveau - le suivi d'obsolescence (superseded_by) indique quelle fiction a valu, quand et pourquoi.

Chronologie des obligations de constitution

Piège des délais : « Unverzüglich » (§ 121 BGB) signifie sans délai fautif - qui attend l'inscription au registre du commerce et ne déclare qu'ensuite n'agit, de l'avis du Bundesverwaltungsamt, en règle générale pas sans délai. L'approche GitCover : le déclencheur (statuts, inscription au registre du commerce, Share Deal) génère automatiquement une entrée de journal avec liste de contrôle des obligations - le délai est visible dans le dépôt avant d'être menacé.

Ce qui aboutit dans le dépôt Git

Avis juridique : Les associés et les wB ont eux-mêmes une obligation de renseignement envers la société (§ 20 Abs. 3 GwG) : ils doivent fournir les renseignements nécessaires à la déclaration et notifier sans délai toute modification. Dans le groupe, cela signifie : E1 fournit ses renseignements à chaque ORG-n - chaque société documente la réception en tant qu'artefact.

Levier de risque

Sanctions (aperçu)

• Les violations des obligations de transparence constituent des infractions réglementaires (§ 56 Abs. 1 S. 1 Nr. 54-66 GwG) : amende jusqu'à 150 000 EUR, en cas de manquement grave, systématique ou répété jusqu'à 1 million EUR (voire au-delà dans certains cas).
• Les décisions d'amende peuvent être rendues publiques par l'autorité de contrôle - risque réputationnel supplémentaire.
• Détails, procédure de signalement d'incohérences et pratique en matière d'amendes : ED18.

Exigence Harness (aperçu)

La liste complète des exigences dans Harness-Anforderungen.md.

Sources

• Geldwäschegesetz (GwG) : § 3 (bénéficiaires effectifs), § 19 (renseignements), § 20 (obligations de déclaration, sociétés en formation), § 21 (trusts, fondations), § 23a (signalements d'incohérences), § 56 (amendes)
• Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) - suppression de la fiction de notification au 1er août 2021 (registre exhaustif)
• Bundesverwaltungsamt : note d'information sur l'obligation de notification des bénéficiaires effectifs (état : 01/2025) - www.transparenzregister.de
• MoPeG (réforme du droit des sociétés de personnes) - eGbR au registre des sociétés à partir du 1er janvier 2024
• § 290 HGB (influence dominante) i. V. m. § 3 Abs. 2 S. 2-4 GwG

Topologie des sources et liens de référence CDN

Remarque : Cette répartition entre sources, miroir et hub communautaire reflète l'état actuel et peut évoluer. Veuillez vérifier la source canonique respective sur gitcover.org pour connaître l'état actuel.