ED07 - Tài liệu quy trình GoBD: Trường bắt buộc, Quản lý phiên bản, Phê duyệt

Vấn đề

GoBD Rz. 64–91 yêu cầu một tài liệu quy trình - nhưng trong lĩnh vực doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là ngoại lệ lớn:

"Tài liệu quy trình là gì?" - hầu hết chủ doanh nghiệp không biết khái niệm này, chứ đừng nói đến nội dung
"Chuyên gia thuế sẽ làm việc đó" - nhiều người tin rằng StB sẽ tạo tài liệu quy trình - nhưng StB chỉ có thể hướng dẫn; chủ doanh nghiệp phải tự tạo và duy trì
"Tài liệu Word trong máy tính" - nếu có tài liệu quy trình, đó là một tài liệu Word tĩnh, không được cập nhật khi hệ thống thay đổi - vi phạm GoBD
Không quản lý phiên bản - các thay đổi đối với tài liệu quy trình không được ghi lại theo cách có thể truy vết - nhưng GoBD Rz. 83 yêu cầu tính cập nhật và khả năng truy vết
Không có bước phê duyệt - tài liệu quy trình không bao giờ được "phê duyệt" - nhưng GoBD yêu cầu trạng thái tại thời điểm kiểm tra phải rõ ràng
Chuyển đổi hệ thống không được ghi lại - khi di chuyển sang phần mềm mới, tài liệu quy trình không được cập nhật - GoBD Rz. 146–150 yêu cầu rõ ràng điều này

Thông điệp cốt lõi

Một tài liệu quy trình tuân thủ GoBD trong kho Git có nghĩa là:

Tài liệu quy trình là một artifact Git được quản lý phiên bản - không phải một tài liệu Word, mà là Markdown + JSON trong kho
Mọi thay đổi đều có thể truy vết - git log cho biết ai, khi nào, thay đổi gì, vì sao (tác giả commit, dấu thời gian uuidV7, diff, thông điệp commit)
Phê duyệt bằng tag - một Git tag đánh dấu trạng thái đã được phê duyệt của tài liệu quy trình (ví dụ vd-v1.0-2026)
Chuyển đổi hệ thống được ghi nhận - khi di chuyển, một commit mới kèm lý do được tạo ra, trong khi phiên bản cũ vẫn có thể truy vết
Chính kho là một phần của tài liệu quy trình - git log cho thấy quy trình, .gitcover/schemas/ cho thấy cấu trúc dữ liệu, Git hook cho thấy các biện pháp kiểm soát

Compliance by Design: Tài liệu quy trình không phải là thứ được tạo bổ sung sau - nó được hình thành qua việc sử dụng Git. Người làm việc với kho Git tự động ghi lại quy trình của mình thông qua commit, diff và tag. Tài liệu quy trình chính thức bổ sung cho đó phần mô tả dễ đọc dành cho con người.

Tài liệu quy trình là gì?

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart TD VD["Verfahrensdokumentation
(GoBD Rz. 64–91)"] VD --> V["Verfahren
(Wie wird gebucht?)"] VD --> S["Systemumgebung
(Welche Software/Hardware?)"] VD --> O["Organisation
(Wer macht was?)"] VD --> K["Kontrollen
(Wie wird geprüft?)"] VD --> D["Daten
(Welche Formate/Strukturen?)"] V --> G["Git-Repo
(Commits, Hooks)"] S --> G O --> G K --> G D --> G style VD fill:#0F1B33,stroke:#0F1B33,color:#FBFAF7 style V fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style S fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style O fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style K fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style D fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style G fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33

Yêu cầu GoBD	Nội dung	Cách Git đáp ứng
Quy trình (Rz. 64–71)	Mô tả quy trình ghi sổ	`git log` hiển thị từng bước; thông điệp commit ghi lại lý do
Môi trường hệ thống (Rz. 72–76)	Phần mềm, phần cứng, phiên bản	`.gitcover/` với schema và dictionary; `git config` hiển thị cấu hình
Tổ chức (Rz. 77–80)	Trách nhiệm, vai trò, quyền hạn	trường `role` cho từng artifact; `git log --author` hiển thị trách nhiệm
Kiểm soát (Rz. 81–85)	Kiểm soát nội bộ, kiểm tra tính hợp lý	Pre-Commit hook (schema, phạm vi, ngừng còn hiệu lực); Post-Commit hook (index)
Dữ liệu (Rz. 86–91)	Cấu trúc dữ liệu, định dạng, giao diện	JSON schema trong `.gitcover/schemas/`; sidecar với `v7g_taxonomy`

Các trường bắt buộc của tài liệu quy trình

Cấu trúc trong kho Git

ORG-1/
├── .gitcover/
│   ├── schemas/                    # Datenstrukturen (Rz. 86–91)
│   │   ├── diary-entry-1.0.schema.json
│   │   ├── v7g-sidecar-1.0.schema.json
│   │   └── timesheet-1.0.schema.json
│   ├── dictionaries/               # Klassifizierungen (Rz. 86–91)
│   │   ├── spheres.json
│   │   ├── roles.json
│   │   └── beleg-types.json
│   └── LEGAL_ENTITY.v7g.json       # Tenant-Identität
├── docs/
│   └── verfahrensdokumentation/
│       ├── README.md               # Einstieg + Übersicht
│       ├── 01-verfahren.md         # Buchführungsverfahren (Rz. 64–71)
│       ├── 02-systemumgebung.md    # Software/Hardware (Rz. 72–76)
│       ├── 03-organisation.md      # Zuständigkeiten (Rz. 77–80)
│       ├── 04-kontrollen.md        # Internen Kontrollen (Rz. 81–85)
│       └── 05-daten.md             # Datenstrukturen (Rz. 86–91)
└── .githooks/
    ├── pre-commit                  # Kontrollen (Rz. 81–85)
    └── post-commit                 # Index-Generierung

Tài liệu quy trình dưới dạng artifact JSON

Chính tài liệu quy trình là một artifact được quản lý phiên bản với V7GUID (Lớp) và uuidV7 (Object ID làm DocID):

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/verfahrensdoku-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "docUid": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "GF",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "wirtschaftlich",
  "source": "E1",
  "version": "1.0",
  "status": "released",
  "sections": ["01-verfahren", "02-systemumgebung", "03-organisation", "04-kontrollen", "05-daten"]
}

Lưu ý: uuidV7 là DocID của tài liệu quy trình. Khóa tổ hợp V7GUID:uuidV7 dùng để tổ chức lưu trữ và truy vấn DB. Không có trường datetime/date riêng - thời gian nằm trong uuidV7.

Quản lý phiên bản và phê duyệt

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart TD E["Entwurf
Commit 1"] E --> R["Review
Commit 2 (Änderungen)"] R --> F["Freigabe
Tag: vd-v1.0-2026"] F --> P["Produktiv
Stand v1.0"] P --> A["Änderung nötig
(z. B. Systemwechsel)"] A --> E2["Entwurf v2.0
Commit 3"] E2 --> R2["Review v2.0"] R2 --> F2["Freigabe
Tag: vd-v2.0-2027"] F2 --> P2["Produktiv
Stand v2.0"] F -.-> OBS["obsolescence:
v1.0 → superseded by v2.0"] style E fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style R fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style F fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7 style P fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style A fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style E2 fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style R2 fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style F2 fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7 style P2 fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style OBS fill:#E5E7EB,stroke:#6B7280,color:#0F1B33

Giai đoạn	Thao tác Git	Liên quan GoBD
Bản nháp	Commit trên `main` (hoặc feature branch)	Rz. 83 (tính cập nhật)
Rà soát	Các commit tiếp theo với thay đổi	Rz. 83 (khả năng truy vết)
Phê duyệt	`git tag vd-v1.0-2026`	Rz. 83 (trạng thái có hiệu lực)
Vận hành	Tag bất biến (được bảo vệ)	Rz. 146 (tính bất biến)
Thay đổi	Commit mới + tag mới	Rz. 146–150 (chuyển đổi hệ thống)
Ngừng còn hiệu lực	Phiên bản cũ `obsolescence: superseded_by`	Rz. 146 (khả năng truy vết)

Quan trọng - Tag làm dấu hiệu phê duyệt: Một Git tag là bất biến

nó đánh dấu một trạng thái commit chính xác, không thể bị thay đổi về sau. Điều này tương ứng với GoBD Rz. 146 (tính bất biến). Người kiểm tra có thể dùng git show vd-v1.0-2026 để tái tạo chính xác trạng thái của tài liệu quy trình tại thời điểm kiểm tra.

Chuyển đổi hệ thống và migration (GoBD Rz. 146–150)

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart LR A["Altes System
(z. B. Cloud-Lohn)"] A --> M["Migration
Commit mit Begründung"] M --> N["Neues System
(z. B. Git-Cover)"] A --> DA["Daten alt
git bundle
(self-contained)"] N --> DN["Daten neu
Git-Repo
(fortgeführt)"] M --> VD["Verfahrensdoku
fortgeschrieben
+ Commit-Message
mit Begründung"] style A fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style M fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style N fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style DA fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style DN fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style VD fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7

GoBD Rz. 146–150 yêu cầu khi chuyển đổi hệ thống:

Giữ dữ liệu của hệ thống cũ ở trạng thái khả dụng - git bundle dưới dạng archive tự chứa (không cần tài khoản cloud, xem ED05 Z3)
Tiếp tục cập nhật tài liệu quy trình - commit mới kèm lý do: "Di chuyển từ Cloud-Lohn sang GitCover, ngày, vai trò"
Ghi lại thời gian chuyển tiếp - dữ liệu nào đã được di chuyển bằng cách nào, những kiểm tra nào đã được thực hiện
Đánh dấu phiên bản cũ là ngừng còn hiệu lực - obsolescence: superseded_by trong artifact tài liệu quy trình cũ

Ví dụ thực tế: Chủ doanh nghiệp (E1) di chuyển từ một phần mềm lương Cloud-Lohn sang GitCover. Ông tạo một git bundle chứa dữ liệu cũ, cập nhật tài liệu quy trình (commit mới với thông điệp commit "Di chuyển sang GitCover, 260815, Vai trò: GF"), đánh dấu phiên bản cũ là superseded và gắn tag cho phiên bản mới là vd-v2.0-2027. Người kiểm tra có thể truy vết cả hai phiên bản.

Chính kho là tài liệu quy trình

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart TD R["Git-Repo"] R --> GL["git log
Verfahren (Rz. 64–71)"] R --> GC["git config
Systemumgebung (Rz. 72–76)"] R --> GA["git log --author
Organisation (Rz. 77–80)"] R --> GH["Git-Hooks
Kontrollen (Rz. 81–85)"] R --> SC["Schemata + Sidecars
Daten (Rz. 86–91)"] GL --> VD["Verfahrensdokumentation
entsteht automatisch"] GC --> VD GA --> VD GH --> VD SC --> VD style R fill:#0F1B33,stroke:#0F1B33,color:#FBFAF7 style GL fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style GC fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style GA fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style GH fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style SC fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style VD fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7

Điểm mấu chốt: Một kho Git tự thân là một tài liệu quy trình - git log cho thấy quy trình, git config cho thấy môi trường hệ thống, Git hook cho thấy các biện pháp kiểm soát, schema cho thấy cấu trúc dữ liệu. Tài liệu quy trình chính thức (Markdown trong docs/verfahrensdokumentation/) bổ sung cho đó phần mô tả dễ đọc dành cho con người

nhưng nguồn có thẩm quyền là chính kho đó.

Đòn bẩy rủi ro

Hôm nay (chi phí thấp)	Ngày mai (chống sửa đổi)	Rủi ro được giảm thiểu
Tài liệu quy trình dưới dạng artifact Git	Đáp ứng GoBD Rz. 64–91 theo thiết kế	Ước tính § 162 AO (không có tài liệu quy trình)
`git log` làm bằng chứng về quy trình	Truy vết trong thời gian hợp lý	Phủ nhận tài liệu quy trình
Tag làm dấu hiệu phê duyệt	Trạng thái bất biến tại thời điểm kiểm tra	Phủ nhận trạng thái
Chuyển đổi hệ thống bằng commit + bundle	Tuân thủ GoBD Rz. 146–150	Vi phạm GoBD do chuyển đổi không được ghi lại
Dấu hiệu ngừng còn hiệu lực	Các phiên bản cũ có thể truy vết	Thay đổi bị che giấu
Chính kho là tài liệu quy trình	Tự động lập tài liệu nhờ sử dụng	Tài liệu quy trình bị lỗi thời

Yêu cầu Harness (xem trước)

Có thể suy ra từ ED07:

ID	Yêu cầu	Ưu tiên
FA-6.1	Tài liệu quy trình dưới dạng artifact Git được quản lý phiên bản	MUST
FA-6.3	Quản lý bảng tài khoản SKR04 (bao gồm tài khoản lương)	SHOULD
FA-6.6	Tính bất biến sau phê duyệt (tag, protected branch)	MUST
FA-6.7	Bộ sinh web tĩnh cho bước chốt kỳ (Z3+)	SHOULD
TA-2.1	Pre-Commit: Kiểm tra tính hợp lệ của JSON schema	MUST
TA-2.4	Pre-Commit: Kiểm tra trạng thái ngừng còn hiệu lực	SHOULD
TA-2.6	Post-Commit: Tự động tạo chỉ mục	SHOULD

Danh sách yêu cầu đầy đủ tại Harness-Anforderungen.md.

Nguồn

GoBD (văn thư BMF, Rz. 64–91 - tài liệu quy trình, Rz. 146–150 - chuyển đổi hệ thống, Rz. 83 - tính cập nhật)
AO (§ 146 - quy định về trật tự, § 147 - lưu giữ)
E1/agents/ (đã ẩn danh) - khái niệm SSoT với tài liệu quy trình dưới dạng artifact Git

Sơ đồ nguồn và liên kết tham chiếu CDN

Vai trò	Vị trí	Mục đích
Nguồn chính / SSoT	git.gitcover.org/GCC	Kho chuẩn (được ký GPG, có quản lý phiên bản)
Bản sao OSS công khai / CDN	codeberg.org/gitcover-commons	Bản sao chỉ đọc; FLOSS-Discovery
Trung tâm cộng đồng	github.com/gitcover-commons	Issues & Discussions; tham chiếu mã nguồn trên Codeberg

Lưu ý: Việc ánh xạ nguồn, bản sao và trung tâm cộng đồng này phản ánh trạng thái hiện tại và có thể thay đổi. Vui lòng kiểm tra nguồn chuẩn tương ứng trên gitcover.org để biết trạng thái hiện tại.