ED21 - Onboarding des salariés : numéro d'exploitation, immatriculation SV, ELSTER

Problème

Un entrepreneur embauche son premier salarié et se trouve face à une multitude d'obligations qui prennent effet dès le premier salarié :

• « Que dois-je déclarer ? » - immatriculation SV, récupération ELStAM, déclaration DEÜV, déclaration d'impôt sur le revenu - mais dans quel ordre ?
• Numéro d'exploitation disponible, mais absent du dépôt - le numéro d'exploitation SV (voir ED17) figure dans le logiciel de paie, mais pas dans le dépôt - lors de la fermeture du compte, il est perdu
• Récupération ELStAM oubliée - les caractéristiques électroniques de prélèvement de l'impôt sur le revenu doivent être récupérées avant le premier traitement de paie - mais beaucoup d'entrepreneurs l'ignorent
• Déclaration DEÜV tardive - la déclaration auprès de la caisse d'assurance maladie (DEÜV motif 10) doit être effectuée dans les 6 semaines suivant le début de l'emploi - mais personne ne surveille ce délai
• Déclaration immédiate négligée - dans certains secteurs (construction, hôtellerie-restauration, nettoyage, sécurité, coiffure, transport, etc.), le début de l'activité salariée doit être déclaré à la DRV avant la prise de poste - ceux qui l'oublient risquent une amende ainsi que des soupçons de travail au noir
• Absence de logiciel de paie - sans logiciel de paie certifié ITSG, le canal de déclaration fait défaut - le SV-Meldeportal (sv-meldeportal.de) propose une solution, mais reste inconnu de beaucoup
• Aucune donnée maîtresse dans le dépôt - les données maîtresses des salariés (§ 4 LStDV) figurent dans le logiciel de paie, mais pas dans le dépôt - non conforme à la GoBD
• Aucune surveillance des délais - les délais d'onboarding (immatriculation SV, DEÜV, ELStAM) ne sont pas surveillés de manière centralisée

Déclencheur B - 1er salarié : Ces obligations apparaissent avec le premier salarié - elles s'appuient sur le fondement organisationnel (partie II) et les identifiants des autorités (partie III).

Message principal

L'onboarding des salariés dans le dépôt Git signifie :

1. Données maîtresses sous forme d'artefact JSON - tous les champs obligatoires au titre de § 4 LStDV dans le dépôt, avec une étiquette sphere et V7GUID:uuidV7
2. Immatriculation SV sous forme de justificatif avec sidecar - déclaration DEÜV motif 10, accusé de réception avec SHA-256
3. Contrôle du secteur d'activité § 28a Abs. 4 SGB IV - vérifier pour chaque salarié si une déclaration immédiate est obligatoire (construction, hôtellerie, nettoyage, sécurité, etc.)
4. SV-Meldeportal comme canal d'urgence - sans logiciel de paie, transmettre directement les déclarations via sv-meldeportal.de, accusé de réception sous forme de justificatif avec sidecar
5. Récupération ELStAM documentée - récupération avant le premier traitement de paie, résultat dans le dépôt
6. Contrôle des délais des étapes d'onboarding - DEÜV (6 semaines), déclaration immédiate (avant la prise de poste), ELStAM (avant le traitement de paie), LStA (le 10 du mois suivant)
7. Checklist d'onboarding sous forme d'artefact Git - liste structurée étape par étape avec suivi du statut

Conformité dès la conception : L'onboarding n'est pas réalisé ad hoc, mais est consigné au moyen de champs obligatoires structurés, de justificatifs avec sidecars et d'un contrôle des délais.

Chronologie de l'onboarding

Données maîtresses sous forme d'artefact JSON (§ 4 LStDV)

JSON des données maîtresses

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/employee-stammdaten-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "docUid": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "Lohnverantwortlicher",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "ideell",
  "source": "E1",
  "source_sha256": "<SHA-256-des-Anstellungsvertrags>",
  "tags": ["mitarbeiter", "stammdaten", "§4-lstdv", "onboarding"],
  "mitarbeiter": {
    "name": "Mustermann, Erich",
    "geburtsdatum": "1985-08-04",
    "anschrift": "<ANSCHRIFT>",
    "steuer_idnr": "<STNR-11-STELLIG>",
    "sv_nummer": "<SV-NR-12-STELLIG>",
    "krankenkasse": "AOK Hessen",
    "ik_nummer": "<IK>",
    "eintrittsdatum": "2026-09-01",
    "beschaeftigungsart": "Geschaeftsfuehrer",
    "taetigkeitsschluessel": "62113",
    "personengruppe_deuev": "101",
    "beitragsgruppenschluessel": "0320",
    "aktivrente_flag": true,
    "bruttolohn_monat": 2000.00
  }
}

Remarque : La uuidV7 est le DocID de l'entrée. La clé composite V7GUID:uuidV7 sert à l'organisation du stockage et aux requêtes DB. L'objet mitarbeiter contient tous les champs obligatoires au titre de § 4 LStDV. L'indicateur aktivrente_flag documente la retraite active (§ 3 Nr. 21 EStG) - voir ED16 (détermination du statut DRV) et ED23 (décompte de paie).

Récupération ELStAM (§ 39e EStG)

Important - ELStAM avant le traitement de paie : La récupération ELStAM doit être effectuée avant le premier traitement de paie. Sans les données ELStAM, aucun prélèvement de l'impôt sur le revenu ne peut être calculé (§ 39e EStG). La récupération est documentée dans le dépôt - en cas d'erreur (aucun enregistrement), la tentative de récupération est consignée comme événement du dépôt (preuve « tentative », voir ED14 journalisation des erreurs d'interface).

Déclaration DEÜV (motif 10)

Exemple pratique : Le gérant (E1) commence le 01.09.2026 chez la KMU. La déclaration DEÜV (motif 10) doit être effectuée au plus tard vers le 13.10.2026 (6 semaines après le mois d'entrée). L'accusé de réception de la caisse d'assurance maladie est conservé dans le dépôt sous forme de justificatif avec sidecar. Le contrôle des délais comporte une entrée « DEÜV motif 10 - 131006 ».

Déclaration immédiate auprès de la SV (§ 28a Abs. 4 SGB IV)

Outre la déclaration DEÜV ordinaire (motif 10, délai de 6 semaines), une obligation de déclaration immédiate existe pour certains secteurs : le jour du début d'une relation d'emploi doit être déclaré à la Datenstelle der Rentenversicherung au plus tard lors de sa prise de poste - donc avant ou le premier jour de travail, et non seulement 6 semaines plus tard.

Secteurs soumis à l'obligation de déclaration immédiate

§ 28a Abs. 4 SGB IV énumère 11 secteurs économiques dans lesquels la déclaration immédiate est obligatoire :

Pourquoi ces secteurs ? Ces branches économiques présentent un risque accru de travail au noir, de fausse indépendante et de réduction des cotisations. La déclaration immédiate permet à la DRV de vérifier rapidement si une relation d'emploi a été correctement déclarée - alors même que le salarié est déjà en activité.

Conséquence juridique en cas de non-transmission

La déclaration immédiate n'est pas une déclaration au sens de § 28a Abs. 1 SGB IV (déclaration DEÜV ordinaire). Elle ne la remplace pas, mais constitue une obligation supplémentaire de déclaration. Si elle n'est pas transmise, les risques suivants existent :

• Recouvrement des cotisations avec intérêts
• Évaluation de la rémunération par l'organisme de collecte
• Sanctions au titre de § 111 SGB IV (amende jusqu'à 5.000 EUR)
• Soupçon de travail au noir avec obligation de signalement aux douanes/au contrôle financier

Contenu des données de la déclaration immédiate

La déclaration immédiate contient des informations réduites (moins que la déclaration DEÜV complète) :

La déclaration est enregistrée dans le fichier de données de base selon § 150 Abs. 1 und 2 SGB VI - elle sert de système d'alerte précoce à la DRV.

Décision : mon entreprise est-elle concernée ?

Exemple pratique : La KMU (développement de logiciels) ne relève pas des secteurs de § 28a Abs. 4 SGB IV. Pour le gérant (E1), aucune déclaration immédiate n'est à transmettre - la déclaration DEÜV ordinaire (motif 10) avec un délai de 6 semaines suffit. Si toutefois la KMU employait un agent de nettoyage pour le bureau, elle relèverait du secteur du nettoyage de bâtiments (n° 6) - l'obligation de déclaration immédiate serait déclenchée. L'appartenance au secteur doit être vérifiée par relation d'emploi, et non par entreprise.

Déclaration sans logiciel de décompte de paie : le SV-Meldeportal

Tout entrepreneur ne dispose pas d'un logiciel de décompte de paie certifié ITSG. Pour les très petits employeurs (jusqu'à env. 10 salariés), les indépendants et les cas particuliers, la sécurité sociale met à disposition le SV-Meldeportal à l'adresse sv-meldeportal.de comme aide à la saisie validée par le système - le successeur légal de sv.net (service fermé le 30.06.2024).

Base juridique

§ 95a SGB IV oblige les organismes de sécurité sociale à mettre à disposition en permanence une aide à la saisie généralement accessible, à assistance électronique et validée par le système pour l'échange de données au sens du SGB IV et de l'Aufwendungsausgleichsgesetz. Le SV-Meldeportal est cette aide à la saisie - il n'effectue aucun calcul (ce n'est pas un concurrent des logiciels de paie professionnels), mais se contente uniquement de faciliter la saisie et la transmission des déclarations.

Conditions d'utilisation

Exception : compte BundID : Pour les entreprises étrangères, les indépendants et les salariés qui utilisent le portail exclusivement pour des attestations A1, le compte BundID est autorisé comme alternative depuis 2024.

Procédure d'enregistrement et de déclaration

L'enregistrement s'effectue une seule fois, indépendamment de la durée d'utilisation. En détail :

1. Demander un certificat d'organisation ELSTER - via Mein Unternehmenskonto (info.mein-unternehmenskonto.de), le numéro fiscal de l'entreprise étant également requis. Chaque salarié peut demander son propre certificat (jusqu'à 500 par compte d'entreprise).
2. Démarrer l'enregistrement dans le SV-Meldeportal - authentification avec le certificat d'organisation ELSTER. Les données de l'entreprise sont reprises automatiquement en partie du compte ELSTER.
3. Associer le numéro d'exploitation - obligatoirement nécessaire ; rapprochement avec le fichier central des numéros d'exploitation de la BA.
4. Recevoir le code d'activation par courrier - la lettre d'autorisation de représentation est envoyée par courrier à la direction générale. L'organisation interne transmet le code d'activation à l'utilisateur habilité.
5. Se connecter au portail - ensuite avec le certificat d'organisation.
6. Saisir la déclaration - déclarations DEÜV (motifs 10, 30, 50, 92), avis de cotisations, attestations A1, demandes.
7. Recevoir l'accusé de réception - confirmation électronique de l'organisme de réception des données.
8. Conserver l'accusé de réception sous forme de justificatif avec sidecar - dans le dépôt Git (SHA-256, V7GUID:uuidV7, étiquette sphere).

Coûts

Paiement par virement bancaire ou PayPal. Nombre illimité de déclarations par période de validité.

Fonctionnalités

• Déclarations DEÜV (déclaration d'inscription, déclaration de radiation, déclaration annuelle, déclaration immédiate)
• Avis de cotisations (avis de cotisations SV à la caisse maladie)
• Attestations A1 (certificat d'affiliation pour détachement dans l'UE)
• Certificats (par ex. certificat SV pour l'assuré)
• Stockage de données en ligne (« classeur de dossiers ») - chiffré, conservé par numéro d'exploitation pendant 5 ans
• Gestion du personnel avec suivi de l'historique - données de base, données de déclaration par mois
• Gestion de clients - pour les conseils fiscaux qui gèrent plusieurs AG

Important pour le dépôt Git : Le SV-Meldeportal est un outil de saisie et de transmission, pas un support de conservation conforme à la GoBD. Le stockage de données en ligne pendant 5 ans ne remplace pas les délais de conservation prévus par la GoBD (10 ans pour les justificatifs, voir ED08). Les accusés de réception et les données de déclaration doivent en outre être conservés dans le dépôt Git avec sidecar.

Intégration GitCover

Pour la conformité native à Git, le SV-Meldeportal est un système d'interface comme ELSTER (voir ED14) :

Exemple pratique : La KMU utilise un logiciel de paie certifié ITSG et n'utilise donc pas le SV-Meldeportal. Si le logiciel de paie tombe en panne (urgence), le SV-Meldeportal peut servir de canal de secours. L'enregistrement avec le certificat d'organisation ELSTER est déjà en place (pour la LStA via ELSTER, voir ED14). Le numéro d'exploitation figure dans le dépôt (ED17). En cas d'urgence, la KMU peut saisir manuellement des déclarations immédiates ou des déclarations DEÜV - les accusés de réception sont conservés dans le dépôt sous forme de justificatif avec sidecar, comme les accusés de réception du logiciel de paie.

Remarque issue du travail préparatoire : Le catalogue des déclarations SV de E1/agents/ indique : « Les déclarations immédiates (motif 20) ne s'appliquent pas à GCC, car son activité ne relève pas des secteurs de § 28a Abs. 4 SGB IV. » Cette affirmation est correcte pour le secteur du logiciel - mais elle doit être revérifiée pour chaque relation d'emploi dès que des salariés passent à des activités relevant des secteurs concernés (p. ex. agent de nettoyage, chauffeur).

Checklist d'onboarding sous forme d'artefact Git

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/onboarding-checklist-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "docUid": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "GF",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "ideell",
  "source": "E1",
  "tags": ["onboarding", "checkliste", "mitarbeiter"],
  "mitarbeiter_uuidV7": "<uuidV7-der-Stammdaten>",
  "checkliste": [
    {"schritt": "Vertrag unterschrieben", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "Stammdaten erfasst", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "Branchen-Check § 28a Abs. 4 SGB IV", "status": "done", "ergebnis": "nicht betroffen"},
    {"schritt": "Sofortmeldung (falls betroffen)", "status": "n/a", "frist": "vor Aufnahme"},
    {"schritt": "ELStAM abgerufen", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "DEÜV Grund 10 angemeldet", "status": "pending", "frist": "131006"},
    {"schritt": "KK-Mitgliedschaft bestätigt", "status": "pending", "frist": "300826"},
    {"schritt": "Erster Lohnlauf", "status": "pending", "frist": "300926"},
    {"schritt": "LStA übermittelt", "status": "pending", "frist": "151006"},
    {"schritt": "SV-Beitragsnachweis", "status": "pending", "frist": "271006"}
  ]
}

Remarque : La uuidV7 est le DocID de la checklist. La clé composite V7GUID:uuidV7 sert à l'organisation du stockage et aux requêtes DB. Le champ mitarbeiter_uuidV7 renvoie aux données maîtresses du salarié (renvoi croisé via uuidV7). Chaque étape a un statut (done/pending) et, le cas échéant, une échéance et un hash de justificatif.

Levier de réduction des risques

Exigence du harnais (aperçu)

Dérivable d'ED21 :

La liste complète des exigences se trouve dans Harness-Anforderungen.md.

Sources

• EStG (§ 39e - ELStAM, § 4 LStDV - champs obligatoires, § 41a - déclaration d'impôt sur le revenu)
• SGB IV (§ 28a Abs. 1 - déclarations DEÜV, § 28a Abs. 4 - déclaration immédiate, § 28i - numéro d'exploitation, § 23 - avis de cotisations SV, § 95a - SV-Meldeportal, § 111 - sanctions)
• SGB VI (§ 150 Abs. 1 und 2 - fichier de données de base)
• sv-meldeportal.de - Portail SV-Meldeportal officiel des organismes de sécurité sociale
• info.sv-meldeportal.de - Portail d'information avec enregistrement, instructions et FAQ
• info.mein-unternehmenskonto.de - Compte d'entreprise unifié (ELSTER)
• gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html - Texte intégral de § 28a SGB IV
• E1/agents/ (anonymisé) - Concept SSoT avec données maîtresses et checklist d'onboarding
• ORG-3/TOP/Employees/E1/40_SV-Meldungen_Katalog.md - Travail préparatoire sur les déclarations SV, contrôle du secteur et motifs de transmission DEÜV

Topologie des sources et liens de référence CDN

Remarque : Cette correspondance entre les sources, le miroir et le Community Hub reflète l'état actuel et peut évoluer. Veuillez vérifier la source canonique concernée sur gitcover.org afin de connaître l'état actuel.