ED20 - Onboarding des employés : numéro d'établissement, déclaration SV, ELSTER

Problème

Un entrepreneur embauche son premier employé - et se retrouve face à une forêt d'obligations qui s'appliquent dès le 1er employé :

• « Que dois-je déclarer au juste ? » - déclaration SV, récupération ELStAM, déclaration DEÜV, déclaration de l'impôt sur les salaires - mais dans quel ordre ?
• Numéro d'établissement disponible, mais pas dans le repo - le numéro d'établissement SV (voir ED16) se trouve dans le logiciel de paie, mais pas dans le repo - en cas de résiliation du compte, il est perdu
• Récupération ELStAM oubliée - les caractéristiques électroniques de retenue à la source doivent être récupérées avant le premier cycle de paie - mais beaucoup d'entrepreneurs l'ignorent
• Déclaration DEÜV tardive - la déclaration auprès de la caisse maladie (DEÜV motif 10) doit être effectuée dans un délai de 6 semaines après le début de l'emploi - mais personne ne surveille ce délai
• Déclaration immédiate négligée - dans certains secteurs (bâtiment, restauration, nettoyage, sécurité, coiffure, transport, entre autres), le début de l'emploi doit être déclaré à la DRV avant la prise d'activité - qui n'y prête pas attention risque une amende et un soupçon de travail dissimulé
• Aucun logiciel de paie disponible - sans logiciel de paie certifié ITSG, le canal de déclaration fait défaut - le SV-Meldeportal (sv-meldeportal.de) offre une solution, mais reste inconnu de beaucoup
• Aucune donnée maîtresse dans le repo - les données maîtresses des employés (§ 4 LStDV) se trouvent dans le logiciel de paie, mais pas dans le repo - non conforme à la GoBD
• Aucune surveillance des délais - les délais d'onboarding (déclaration SV, DEÜV, ELStAM) ne sont pas surveillés de manière centralisée

Déclencheur B - 1er employé : ces obligations naissent avec le premier employé - elles s'appuient sur le fondement organisationnel (partie II) et sur les identifiants des administrations (partie III).

Message clé

L'onboarding des employés dans le repo Git signifie :

1. Données maîtresses comme artefact JSON - tous les champs obligatoires du § 4 LStDV dans le repo, avec tag sphere et V7GUID:uuidV7
2. Déclaration SV comme justificatif avec Sidecar - déclaration DEÜV motif 10, reçu avec SHA-256
3. Contrôle sectoriel § 28a Abs. 4 SGB IV - vérifier pour chaque employé s'il existe une obligation de déclaration immédiate (bâtiment, restauration, nettoyage, sécurité, etc.)
4. SV-Meldeportal comme canal de secours - sans logiciel de paie, soumettre les déclarations directement via sv-meldeportal.de, le reçu comme justificatif avec Sidecar
5. Récupération ELStAM documentée - récupération avant le premier cycle de paie, résultat dans le repo
6. Contrôle des délais pour les étapes d'onboarding - DEÜV (6 semaines), déclaration immédiate (avant la prise d'activité), ELStAM (avant le cycle de paie), LStA (le 10 du mois suivant)
7. Checklist d'onboarding comme artefact Git - liste structurée étape par étape avec suivi des statuts

Compliance by Design : l'onboarding n'est pas réalisé de manière ad-hoc, mais est saisi au moyen de champs obligatoires structurés, de justificatifs avec Sidecars et d'un contrôle des délais.

Chronologie de l'onboarding

Données maîtresses comme artefact JSON (§ 4 LStDV)

JSON des données maîtresses

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/employee-stammdaten-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "uuidV7": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "Lohnverantwortlicher",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "ideell",
  "source": "E1",
  "source_sha256": "<SHA-256-des-Anstellungsvertrags>",
  "tags": ["mitarbeiter", "stammdaten", "§4-lstdv", "onboarding"],
  "mitarbeiter": {
    "name": "Mustermann, Erich",
    "geburtsdatum": "1985-08-04",
    "anschrift": "<ANSCHRIFT>",
    "steuer_idnr": "<STNR-11-STELLIG>",
    "sv_nummer": "<SV-NR-12-STELLIG>",
    "krankenkasse": "AOK Hessen",
    "ik_nummer": "<IK>",
    "eintrittsdatum": "2026-09-01",
    "beschaeftigungsart": "Geschaeftsfuehrer",
    "taetigkeitsschluessel": "62113",
    "personengruppe_deuev": "101",
    "beitragsgruppenschluessel": "0320",
    "aktivrente_flag": true,
    "bruttolohn_monat": 2000.00
  }
}

Remarque : la uuidV7 est la DocID de l'entrée. La clé composite V7GUID:uuidV7 sert à l'organisation du stockage et aux requêtes DB. L'objet mitarbeiter contient tous les champs obligatoires du § 4 LStDV. Le aktivrente_flag documente la rente d'activité (§ 3 Nr. 21 EStG) - voir ED15 (détermination du statut DRV) et ED23 (paie).

Récupération ELStAM (§ 39e EStG)

Important - ELStAM avant le cycle de paie : la récupération ELStAM doit avoir lieu avant le premier cycle de paie. Sans données ELStAM, aucun impôt sur les salaires ne peut être calculé (§ 39e EStG). La récupération est documentée dans le repo - en cas d'erreur (aucun enregistrement), la tentative de récupération est consignée comme événement du repo (preuve « tentée », voir ED13 journalisation des erreurs d'interface).

Déclaration DEÜV (motif 10)

Exemple pratique : le GF (E1) commence le 01.09.2026 au sein de la KMU. La déclaration DEÜV (motif 10) doit être effectuée d'ici env. le 13.10.2026 (6 semaines après le mois d'entrée). Le reçu de la caisse maladie est archivé comme justificatif avec Sidecar dans le repo. Le contrôle des délais contient une entrée « DEÜV motif 10 - 131006 ».

Déclaration immédiate à la SV (§ 28a Abs. 4 SGB IV)

En plus de la déclaration DEÜV régulière (motif 10, délai de 6 semaines), il existe pour certains secteurs une obligation de déclaration immédiate : le jour du début d'une relation de travail doit être déclaré au plus tard lors de sa prise d'activité auprès de la Datenstelle der Rentenversicherung - c'est-à-dire avant ou le premier jour de travail, et non pas seulement 6 semaines plus tard.

Secteurs soumis à l'obligation de déclaration immédiate

Le § 28a Abs. 4 SGB IV énumère 11 secteurs économiques dans lesquels la déclaration immédiate est obligatoire :

Pourquoi ces secteurs ? Ces branches économiques présentent un risque accru de travail dissimulé, de fausse indépendance et de réduction frauduleuse de cotisations. La déclaration immédiate permet à la DRV de vérifier rapidement si une relation de travail a été correctement déclarée - alors même que l'employé est déjà en activité.

Conséquences juridiques en cas de non-dépôt

La déclaration immédiate n'est pas une déclaration selon le § 28a Abs. 1 SGB IV (déclaration DEÜV régulière). Elle ne la remplace pas, mais constitue une obligation de déclaration supplémentaire. Si elle n'est pas déposée, les risques encourus sont :

• Recouvrement complémentaire de cotisations avec intérêts
• Estimation de la rémunération par l'organisme collecteur
• Sanctions selon § 111 SGB IV (amende jusqu'à 5.000 EUR)
• Soupçon de travail dissimulé avec obligation de signalement aux douanes/au contrôle financier

Contenu des données de la déclaration immédiate

La déclaration immédiate contient des indications réduites (moins que la déclaration DEÜV complète) :

La déclaration est enregistrée dans le fichier d'enregistrements de base selon § 150 Abs. 1 und 2 SGB VI - elle sert à la DRV de système d'alerte précoce.

Décision : mon entreprise est-elle concernée ?

Exemple pratique : la KMU (développement de logiciels) ne fait pas partie des secteurs du § 28a Abs. 4 SGB IV. Pour le GF (E1), aucune déclaration immédiate n'est à déposer - la déclaration DEÜV régulière (motif 10) avec un délai de 6 semaines suffit. Si toutefois la KMU embauchait une personne de nettoyage pour le bureau, cela releverait du nettoyage de bâtiments (n° 6) - l'obligation de déclaration immédiate serait déclenchée. L'appartenance sectorielle doit être vérifiée pour chaque relation de travail, et non par entreprise.

Déclaration sans logiciel de paie : le SV-Meldeportal

Tout entrepreneur ne dispose pas d'un logiciel de paie certifié ITSG. Pour les micro-employeurs (jusqu'à env. 10 employés), les indépendants et les cas d'exception, la sécurité sociale met à disposition le SV-Meldeportal sous sv-meldeportal.de comme aide au remplissage validée par le système - le successeur légal de sv.net (exploitation arrêtée le 30.06.2024).

Base légale

Le § 95a SGB IV oblige les organismes de sécurité sociale à mettre à disposition de manière permanente une aide au remplissage accessible à tous, assistée électroniquement et validée par le système pour l'échange de données selon le SGB IV et l'Aufwendungsausgleichsgesetz. Le SV-Meldeportal est cette aide au remplissage - il n'effectue aucun calcul (pas un concurrent des logiciels de paie professionnels), mais se borne à assister la saisie et la transmission des déclarations.

Prérequis d'utilisation

Exception compte BundID : pour les entreprises étrangères, les indépendants et les employés qui utilisent le portail exclusivement pour les attestations A1, le compte BundID est admis comme alternative depuis 2024.

Procédure d'enregistrement et de déclaration

L'enregistrement s'effectue une seule fois, indépendamment de la durée de validité. En détail :

1. Demander un certificat d'organisation ELSTER - via Mein Unternehmenskonto (info.mein-unternehmenskonto.de), le numéro fiscal de l'entreprise est requis. Un certificat propre peut être demandé pour chaque employé (jusqu'à 500 par compte d'entreprise).
2. Démarrer l'enregistrement dans le SV-Meldeportal - authentification avec le certificat d'organisation ELSTER. Les données de l'entreprise sont partiellement reprises automatiquement depuis le compte ELSTER.
3. Lier le numéro d'établissement - obligatoire ; rapprochement avec le fichier central des numéros d'établissement de la BA.
4. Code d'activation par voie postale - la lettre d'habilitation est envoyée par la poste à la direction. L'organisation interne transmet le code d'activation à l'utilisateur habilité.
5. Connexion au portail - ensuite avec le certificat d'organisation.
6. Saisir la déclaration - déclarations DEÜV (motifs 10, 30, 50, 92), justificatifs de cotisations, attestations A1, demandes.
7. Recevoir le reçu - confirmation électronique du centre de réception des données.
8. Reçu comme justificatif avec Sidecar - archiver dans le repo Git (SHA-256, V7GUID:uuidV7, tag sphere).

Coûts

Paiement par virement bancaire ou PayPal. Nombre illimité de déclarations par durée de validité.

Fonctionnalités

• Déclarations DEÜV (déclaration, radiation, déclaration annuelle, déclaration immédiate)
• Justificatifs de cotisations (justificatif de cotisations SV à la caisse maladie)
• Attestations A1 (attestation de détachement UE)
• Attestations (p. ex. attestation SV pour l'employé)
• Stockage de données en ligne (« armoire à dossiers ») - chiffré, par numéro d'établissement, conservé pendant 5 ans
• Gestion du personnel avec historiques - données de base, données de déclaration par mois
• Gestion multi-clients - pour les conseillers fiscaux qui gèrent plusieurs employeurs

Important pour le repo Git : le SV-Meldeportal est une aide à la saisie et à la transmission, pas un système d'archivage conforme GoBD. Le stockage de données en ligne de 5 ans ne remplace pas les délais de conservation GoBD (10 ans pour les justificatifs, voir ED08). Les reçus et les données de déclaration doivent en outre être archivés dans le repo Git avec Sidecar.

Intégration GitCover

Pour la conformité Git-native, le SV-Meldeportal est un système d'interface comme ELSTER (voir ED13) :

Exemple pratique : la KMU utilise un logiciel de paie certifié ITSG et donc pas le SV-Meldeportal. En cas de défaillance du logiciel de paie (urgence), le SV-Meldeportal peut servir de canal de repli. L'enregistrement avec certificat d'organisation ELSTER existe déjà (pour la LStA via ELSTER, voir ED13). Le numéro d'établissement se trouve dans le repo (ED16). En cas d'urgence, la KMU peut saisir manuellement des déclarations immédiates ou des déclarations DEÜV - les reçus sont archivés dans le repo comme justificatifs avec Sidecar, à l'instar du reçu du logiciel de paie.

Remarque issue du travail préparatoire : dans le catalogue des déclarations SV de AFJD/agents/, il est consigné : « Les déclarations immédiates (motif 20) ne s'appliquent pas à la GCC, car elle n'appartient pas aux secteurs du § 28a Abs. 4 SGB IV. » Cette affirmation est correcte pour le secteur du logiciel - mais doit être revérifiée pour chaque relation de travail dès que des employés passent à des activités relevant de secteurs concernés (p. ex. personne de nettoyage, chauffeur).

Checklist d'onboarding comme artefact Git

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/onboarding-checklist-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "uuidV7": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "GF",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "ideell",
  "source": "E1",
  "tags": ["onboarding", "checkliste", "mitarbeiter"],
  "mitarbeiter_uuidV7": "<uuidV7-der-Stammdaten>",
  "checkliste": [
    {"schritt": "Vertrag unterschrieben", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "Stammdaten erfasst", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "Branchen-Check § 28a Abs. 4 SGB IV", "status": "done", "ergebnis": "nicht betroffen"},
    {"schritt": "Sofortmeldung (falls betroffen)", "status": "n/a", "frist": "vor Aufnahme"},
    {"schritt": "ELStAM abgerufen", "status": "done", "beleg_sha256": "<SHA-256>"},
    {"schritt": "DEÜV Grund 10 angemeldet", "status": "pending", "frist": "131006"},
    {"schritt": "KK-Mitgliedschaft bestätigt", "status": "pending", "frist": "300826"},
    {"schritt": "Erster Lohnlauf", "status": "pending", "frist": "300926"},
    {"schritt": "LStA übermittelt", "status": "pending", "frist": "151006"},
    {"schritt": "SV-Beitragsnachweis", "status": "pending", "frist": "271006"}
  ]
}

Remarque : la uuidV7 est la DocID de la checklist. La clé composite V7GUID:uuidV7 sert à l'organisation du stockage et aux requêtes DB. Le champ mitarbeiter_uuidV7 renvoie aux données maîtresses de l'employé (renvoi croisé via uuidV7). Chaque étape possède un statut (done/pending) et, facultativement, un délai et un hash de justificatif.

Levier de risque

Exigences Harness (aperçu)

Dérivable de ED20 :

La liste complète des exigences dans Harness-Anforderungen.md.

Sources

• EStG (§ 39e - ELStAM, § 4 LStDV - champs obligatoires, § 41a - déclaration de l'impôt sur les salaires)
• SGB IV (§ 28a Abs. 1 - déclarations DEÜV, § 28a Abs. 4 - déclaration immédiate, § 28i - numéro d'établissement, § 23 - justificatif de cotisations SV, § 95a - SV-Meldeportal, § 111 - sanctions)
• SGB VI (§ 150 Abs. 1 und 2 - fichier d'enregistrements de base)
• sv-meldeportal.de - SV-Meldeportal officiel des organismes de sécurité sociale
• info.sv-meldeportal.de - Portail d'information avec enregistrement, instructions, FAQ
• info.mein-unternehmenskonto.de - Compte d'entreprise unifié (ELSTER)
• gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html - Texte intégral du § 28a SGB IV
• AFJD/agents/ (anonymisé) - Concept SSoT avec données maîtresses, checklist d'onboarding
• GCC/TOP/Employees/AFJD/40_SV-Meldungen_Katalog.md - Travail préparatoire déclarations SV, contrôle sectoriel, motifs de dépôt DEÜV

Topologie des sources et liens de référence CDN

Remarque : cette répartition entre sources, miroir et hub communautaire reflète l'état actuel et peut changer. Veuillez vérifier la source canonique respective sur gitcover.org pour connaître l'état actuel.