ED13 - Nhiệm vụ: Quét và xử lý chứng từ tiếp khách

Nguyên nhân kích hoạt: Một buổi tiếp khách vì mục đích kinh doanh đã diễn ra; cơ sở tiếp khách đã xuất một hóa đơn (nhà hàng). Các khoản chi phí cần được yêu cầu ghi nhận là chi phí kinh doanh — để làm việc đó phải thực hiện chứng minh theo luật (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Điều luật yêu cầu gì

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: 70 % chi phí được khấu trừ, miễn là chúng hợp lý và đã chứng minh được mức chi và lý do phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Để chứng minh, phải ghi bằng văn bản: địa điểm, ngày, người tham dự, lý do tiếp khách cũng như mức chi phí. Nếu buổi tiếp khách diễn ra tại một nhà hàng, chỉ cần thông tin về lý do và người tham dự; hóa đơn phải được đính kèm. Ngoài ra, chi phí tiếp khách phải được ghi chép riêng lẻ và tách biệt (§ 4 Abs. 7 EStG).
• BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (IV C 6 - S 2145/00026/005/033, thay thế 30.6.2021): Chứng từ tự lập được phép lập dưới dạng số; việc ủy quyền được thực hiện bằng chữ ký điện tử hoặc phê duyệt điện tử (không cần chữ ký chất lượng cao). Yêu cầu là việc lập kịp thời, thời điểm lập và thời điểm ký trong tài liệu, một liên kết một-một rõ ràng giữa chứng từ và chứng từ tự lập (ví dụ: tham chiếu/chỉ mục) cũng như sự tuân thủ GoBD bao gồm tài liệu quy trình (BMF 28.11.2019).

Nhiệm vụ trong năm bước

1. Quét — chứng từ giấy/chứng từ nhà hàng được chụp ảnh/quét và được lưu dưới dạng Ur-Doc (ví dụ: PDF) trong thư mục chứng từ.
2. Ghi nhận OCR — từ chứng từ, văn bản có thể diễn giải (ocr.txt) được xác định và được ghi lại cùng chất lượng/độ tin cậy của nó (TrustVector-BitVector, giá trị khởi đầu 0x0001 = machine-unverified).
3. Nhận diện loại chứng từ — từ văn bản OCR, loại chứng từ được xác định theo quy tắc: ở đây là BUSINESS_MEAL_RECEIPT (chứng từ tiếp khách; nhận diện qua „Bewirtungsaufwendungen", „Bewirtete Personen", „Anlass der Bewirtung").
4. Đưa vào quy trình ký — một *.gcsig.md (tạo tác ký, lớp GCSIG) được tạo, mang chứng từ tự lập dạng số: các thông tin luật yêu cầu dưới dạng content nhúng (schema business-meal-receipt-1.0), nguồn gốc OCR (ocr), khối Sidecar tích hợp (source) và khối chữ ký (signature) với Facsimile của người ký.
5. Trình bày và ký — tạo tác được đặt thành presented, được trình cho con người (HITL) để ký và sau khi phê duyệt được đặt thành accepted → signed. Neo cho chữ ký là SHA-256 của Ur-Doc.

Tạo tác: chứng từ và chữ ký trong một tài liệu

Đối với chứng từ được đưa vào quy trình ký, không cần một .gc.md riêng: *.gcsig.md mang đầy đủ chức năng Sidecar (quy tắc „Sidecar-Funktion/Übergang": từ .gc.md trở thành .gcsig.md, không mất thông tin, không có các Sidecar cạnh tranh). Từ schema gcsig-1.4 trở đi, nó chứa:

Khả năng kiểm toán — Tuân thủ Git-native

• Bất biến là neo: SHA-256 của Ur-Doc. Nó không bao giờ thay đổi; mọi thay đổi nội dung đều tạo ra một phiên bản Ur-Doc mới.
• *.gcsig.md (giống như GCPN) là một vùng chứa mutable, các thay đổi trạng thái (pha) của nó trở thành sổ cái kiểm toán nhờ các Git-Commits được ký GPG. Lịch sử Git thuần túy không đủ (có thể force-push) — do đó cần chữ ký trên commit/GCSIG.
• Nhờ đó, các thay đổi đối với nội dung chứng từ tự lập là có thể truy vết; mỗi trạng thái đã ký tương ứng vẫn được giữ lại trong lịch sử.

Ví dụ (chuỗi: tổ chức hư cấu KMU)

Giám đốc của KMU tiếp khách một đại diện của một nhà xuất bản chuyên ngành sau một hội chợ chuyên ngành để thảo luận về một ấn phẩm tiềm năng. Hóa đơn nhà hàng trị giá 59,80 € được quét; qua OCR, loại chứng từ BUSINESS_MEAL_RECEIPT được nhận diện. Chứng từ tự lập được tạo dưới dạng *.gcsig.md (người tham dự, lý do „hội chợ chuyên ngành — việc xuất bản tiềm năng", mức tiền, Sphäre ideell, không khấu trừ thuế đầu vào, ghi sổ như khoản hoàn trả chi phí) và được trình cho giám đốc để ký.

Công cụ

Tham chiếu

• Căn cứ pháp lý: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG; R 4.10 EStR; BMF 19.11.2025; GoBD (BMF 28.11.2019).
• Chữ ký/Sidecar: xem GCBoK, Phần VI (Digital Signage) — GCSIG và việc chuyển đổi .gc.md → .gcsig.md.
• Quy định chứng từ: ED06.