ED04 - Registre des bénéficiaires effectifs lors de la constitution : bénéficiaires effectifs, société en formation, bénéficiaires effectifs fictifs

Problème

La constitution d'une société de capitaux crée des obligations qui ne découlent pas du registre du commerce et que de nombreux fondateurs négligent : les obligations de transparence de la loi sur le blanchiment d'argent (GwG). Depuis la loi sur le registre de transparence et l'information financière (TraFinG), le registre des bénéficiaires effectifs est un registre complet - la précédente « fiction de notification » (les informations sont réputées communiquées lorsqu'elles figurent au registre du commerce) a été supprimée sans remplacement depuis le 01.08.2021.

Les erreurs typiques de la phase de constitution :

• « Tout figure déjà au registre du commerce » - la fiction de notification n'existe plus ; chaque société doit déclarer activement (§ 20 Abs. 1 GwG)
• Société en formation négligée - la société en cours de constitution (i. Gr.) est déjà soumise à l'obligation de déclaration ; la déclaration initiale est omise si l'inscription au registre du commerce intervient dans les trois mois suivant les statuts - sinon, il faut déclarer
• Cascades non calculées - si une holding détient les parts, il ne suffit pas de nommer la holding ; il faut déterminer la personne physique derrière la chaîne
• Bénéficiaires effectifs fictifs méconnus - si les détenteurs de parts sont eux-mêmes des personnes morales et qu'aucune personne physique ne peut être identifiée, les représentants légaux sont considérés comme bénéficiaires effectifs - cette fiction doit être déclarée en étant expressément motivée

Message clé

Les obligations relatives au registre des bénéficiaires effectifs sont des obligations de constitution - elles naissent avec les statuts, et non avec le premier chiffre d'affaires :

1. Sont soumises à déclaration toutes les personnes morales de droit privé (GmbH, UG, AG, SE, KGaA, associations enregistrées, coopératives, fondations dotées de la capacité juridique) et les sociétés de personnes enregistrées (OHG, KG, PartG, et depuis le 01.01.2024 également eGbR) - §§ 20, 21 GwG. Ne sont pas soumises à déclaration : les entreprises individuelles, les e. K. et la GbR (non enregistrée).
2. Les bénéficiaires effectifs (wB) sont exclusivement des personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % des parts de capital, contrôlent plus de 25 % des droits de vote ou exercent un contrôle de manière comparable (§ 3 Abs. 2 GwG) - par exemple en tant qu'associé commandité ou par des droits de veto ayant un caractère structurant.
3. Détention indirecte : si une personne morale détient les parts, est wB celui qui contrôle l'entité mère - en règle générale à partir de plus de 50 % des parts de capital ou des droits de vote à chaque niveau de la chaîne (§ 3 Abs. 2 S. 2-4 GwG i. V. m. § 290 HGB).
4. wB fictif : si, même après un examen complet et documenté, aucune personne physique ne peut être identifiée, les représentants légaux (gérants, associés gérants) sont considérés comme bénéficiaires effectifs (§ 3 Abs. 2 S. 5 GwG) - avec motivation de la fiction dans la déclaration.
5. Société en formation (i. Gr.) : la société en formation active est également soumise à l'obligation de tenue de comptabilité et d'imposition - et donc à l'obligation de transparence. Déclaration d'abord comme « autre forme juridique » avec la mention « i. Gr. » ; la communication est superflue si l'inscription au registre du commerce intervient dans les trois mois suivant les statuts. Après l'immatriculation, le numéro HR est transmis ultérieurement comme déclaration modificative.
6. Contenu de la déclaration (§ 19 Abs. 1 GwG) : prénom et nom, date de naissance, lieu de résidence, toutes les nationalités, nature et étendue de l'intérêt économique ainsi que la date de validité.

Compliance by Design : la détermination des wB n'est pas un acte de formulaire, mais un processus d'investigation documenté - des statuts à la liste des associés en passant par l'analyse des cascades. C'est précisément ce processus qui a sa place dans le dépôt Git : comme artefact JSON avec V7GUID, sidecar et références SHA-256 aux justificatifs sources. La détermination d'ED04 est la base de la documentation conforme aux GoBD (ED12) et de l'exécution de la déclaration (ED18, ED19).

La cascade à titre d'exemple

E1 est entrepreneur et associé unique. Le groupe est structuré en cascade - un cas typique de holding :

Détermination pour ORG-1 (la gUG) :

1. Direct ? L'actionnaire est ORG-5 (GmbH) - une personne morale, pas une personne physique. Pas de wB direct.
2. Indirect ? Qui contrôle ORG-5 ? E1 détient 100 % d'ORG-5 - soit plus de 50 %, donc une influence dominante. E1 est ainsi indirectement bénéficiaire effectif d'ORG-1 : nature de l'intérêt « contrôle indirect sur ORG-5 », étendue « 100 % d'ORG-5 ».
3. Déclaration : ORG-1 déclare E1 comme wB indirect - en indiquant la chaîne (ORG-1 ← ORG-5 ← E1).

Détermination pour ORG-5 elle-même (la holding) :

1. Actionnaire direct : E1, personne physique, 100 % → E1 est directement wB d'ORG-5 (étendue : 100 % des parts de capital).

Important : chaque société de la chaîne effectue sa propre détermination et sa propre déclaration - même si, au final, la même personne physique (E1) en ressort pour toutes. L'obligation incombe à l'entité, et non à la personne.

Bénéficiaires effectifs fictifs : les bénéficiaires « virtuels »

Le malentendu le plus fréquent en pratique : si les détenteurs de parts sont des personnes morales et qu'aucune personne physique détenant > 25 % ne peut être identifiée, le gérant est considéré comme wB - et non pas « personne » :

• Si plusieurs personnes sont représentants légaux, toutes doivent être déclarées.
• La fiction doit être motivée (aucun wB identifiable malgré un examen complet / structure de propriété et de contrôle non entièrement traçable).
• En cas de changement de gérant, le wB fictif change également - la modification doit être déclarée sans délai. Celui qui ne comprend pas la fiction omet systématiquement cette obligation (ED19).

Perspective native Git : la fiction n'est pas un cas marginal, mais le cas normal des structures de groupe. Dans le dépôt Git, la fiction est un artefact classifié : wb_fiktion.json avec motivation, date d'examen, chaîne vérifiée et références SHA-256 à la liste des associés et aux statuts. Si l'examen aboutit plus tard à un résultat différent (par ex. nouveaux associés), l'artefact n'est pas modifié, mais remplacé par un nouveau - le suivi d'obsolescence (superseded_by) indique quelle fiction a été valable, quand et pourquoi.

Chronologie des obligations de constitution

Piège des délais : « sans délai » (§ 121 BGB) signifie sans retard fautif - celui qui attend l'inscription au registre du commerce et ne déclare qu'ensuite n'agit, selon l'appréciation du Bundesverwaltungsamt, en règle générale pas sans délai. L'approche GitCover : le déclencheur (statuts, inscription au registre du commerce, share deal) génère automatiquement une entrée de journal avec liste de contrôle des obligations - le délai est visible dans le dépôt avant d'être compromis.

Ce qui aboutit dans le dépôt Git

Avis juridique : les associés et les wB ont, de leur côté, une obligation d'information envers la société (§ 20 Abs. 3 GwG) : ils doivent fournir les informations nécessaires à la déclaration et communiquer sans délai toute modification. Au sein du groupe, cela signifie : E1 fournit ses informations à chaque ORG-n - chaque société documente leur réception comme artefact.

Levier de risque

Sanctions (aperçu)

• Les infractions aux obligations de transparence sont des infractions administratives (§ 56 Abs. 1 S. 1 Nr. 54-66 GwG) : amende allant jusqu'à 150 000 EUR, dans les cas graves, systématiques ou répétés, jusqu'à 1 Mio. EUR (parfois au-delà).
• Les décisions d'amende peuvent être rendues publiques par l'autorité de surveillance - un risque de réputation supplémentaire.
• Détails, procédure d'incohérence et pratique des amendes : ED19.

Exigence du harness (aperçu)

La liste complète des exigences figure dans Harness-Anforderungen.md.

Sources

• Loi sur le blanchiment d'argent (GwG) : § 3 (bénéficiaires effectifs), § 19 (informations), § 20 (obligations de déclaration, sociétés en formation), § 21 (trusts, fondations), § 23a (signalements d'incohérence), § 56 (amendes)
• Loi sur le registre de transparence et l'information financière (TraFinG) - suppression de la fiction de notification au 01.08.2021 (registre complet)
• Bundesverwaltungsamt : notice relative à l'obligation de communication des bénéficiaires effectifs (état 01/2025) - www.transparenzregister.de
• MoPeG (réforme du droit des sociétés de personnes) - eGbR au registre des sociétés à partir du 01.01.2024
• § 290 HGB (influence dominante) i. V. m. § 3 Abs. 2 S. 2-4 GwG

Topologie des sources et liens de référence CDN

Remarque : cette attribution des sources, du miroir et du hub communautaire reflète l'état actuel et peut changer. Veuillez vérifier la source canonique respective sur gitcover.org pour connaître l'état actuel.