ED05 - Pièces justificatives, DMS, facture électronique : organisation, traçabilité rétrograde/progressive
Problème
Un entrepreneur commence à archiver ses pièces justificatives – et se trouve face à la question : Comment organiser les pièces justificatives de manière conforme aux GoBD, et comment les rendre traçables ?
La pratique actuelle dans le secteur des PME :
- Pièces papier dans des classeurs – non électroniques, non exploitables par machine, non traçables de manière rétrograde/progressive
- PDF dans des comptes cloud – non conformes aux GoBD (pas d'immuabilité, pas d'exploitabilité par machine, dépendance du prestataire)
- E-mails avec pièces jointes PDF – non archivés (la boîte mail n'est pas un archive), pas d'authenticité de la pièce, pas de chaîne de preuve
- Factures électroniques (XML) non comprises – de nombreux entrepreneurs ne savent pas qu'à partir de 2025 le fichier XML est le document original, et non le PDF
- (Souvent) Aucune organisation – les pièces sont classées par date, et non par opération ; les écritures comptables n'ont pas de référence de pièce
- (Souvent) Aucune traçabilité rétrograde – de l'écriture comptable, l'auditeur ne peut pas remonter jusqu'à la pièce, car la référence est absente
- (Souvent) Aucune traçabilité progressive – de la pièce, on ne peut pas remonter jusqu'à l'écriture comptable, car les renvo