ED06 - Documentation de procédure GoBD : champs obligatoires, gestion des versions, approbation

Problème

GoBD Rz. 64–91 exige une documentation de procédure – mais dans le secteur des PME, elle reste une grande exception :

• « Qu'est-ce qu'une documentation de procédure ? » – la plupart des entrepreneurs ne connaissent pas le terme, encore moins son contenu
• « C'est l'expert-comptable qui s'en occupe » – beaucoup pensent que l'EC rédige la documentation de procédure – mais il ne peut que guider, c'est l'entrepreneur qui doit la créer et la maintenir lui-même
• Document Word dans le tiroir – lorsqu'une documentation de procédure existe, c'est un document Word statique qui n'est pas mis à jour lors d'un changement de système – violation GoBD
• Pas de gestion des versions – les modifications de la documentation de procédure ne sont pas documentées de manière traçable – mais GoBD Rz. 83 exige l'actualité et la traçabilité
• Pas d'approbation – la documentation de procédure n'est jamais « approuvée » – mais GoBD exige que l'état au moment du contrôle soit clair
• Changement de système non documenté – lors d'une migration vers un nouveau logiciel, la documentation de procédure n'est pas mise à jour – GoBD Rz. 146–150 l'exige expressément

Affirmation centrale

Une documentation de procédure conforme GoBD dans un dépôt Git signifie :

1. La documentation de procédure est un artefact Git versionné – pas un document Word, mais du Markdown + JSON dans le dépôt
2. Chaque modification est traçable – git log montre Qui, Quand, Quoi, Pourquoi (auteur du commit, horodatage uuidV7, diff, message de commit)
3. Approbation par tags – un tag Git marque l'état approuvé de la documentation de procédure (p. ex. vd-v1.0-2026)
4. Les changements de système sont mis à jour – lors d'une migration, un nouveau commit avec justification est créé, l'ancienne version reste traçable
5. Le dépôt lui-même fait partie de la documentation de procédure – git log montre la procédure, .gitcover/schemas/ montre les structures de données, les Git-Hooks montrent les contrôles

Compliance by Design : La documentation de procédure n'est pas rétroactive – elle naît de l'utilisation de Git. Quiconque travaille avec des dépôts Git documente sa procédure automatiquement par les commits, les diffs et les tags. La documentation de procédure formelle complète cela par la description lisible par l'humain.

Qu'est-ce qu'une documentation de procédure ?