ED13 - Nhiệm vụ: Quét và xử lý chứng từ chi phí tiếp đãi

Điều kiện kích hoạt: Đã diễn ra một hoạt động tiếp đãi vì lý do kinh doanh; cơ sở tiếp đãi đã xuất hóa đơn (nhà hàng). Các chi phí sẽ được ghi nhận là chi phí kinh doanh — để làm điều đó phải lập bằng chứng theo quy định pháp luật (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Điều luật yêu cầu

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: 70 % các chi phí được khấu trừ, miễn là chúng ở mức hợp lý và đã được chứng minh về số tiền cũng như lý do kinh doanh. Để làm bằng chứng, cần nêu bằng văn bản: địa điểm, ngày, người tham dự, lý do tiếp đãi cũng như số tiền chi phí. Nếu hoạt động tiếp đãi diễn ra tại một nhà hàng, chỉ cần thông tin về lý do và người tham dự; phải đính kèm hóa đơn. Ngoài ra, chi phí tiếp đãi phải được ghi riêng lẻ và tách biệt (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Công văn BMF ngày 19.11.2025 (IV C 6 - S 2145/00026/005/033, thay thế 30.6.2021): Chứng từ tự lập có thể được tạo **bằng kỹ thuật số; việc phê duyệt được thực hiện bằng chữ ký điện tử hoặc phê duyệt điện tử (không cần chữ ký điện tử đạt chuẩn). Cần có thời điểm tạo kịp thời, thời điểm tạo và ký trong tài liệu, liên kết rõ ràng giữa chứng từ và chứng từ tự lập (ví dụ: tham chiếu/chỉ mục) cũng như tuân thủ GoBD bao gồm tài liệu quy trình (BMF 28.11.2019).

Nhiệm vụ gồm năm bước

1. Quét — Chứng từ giấy/nhà hàng được chụp ảnh/quét và lưu dưới dạng Ur-Doc (ví dụ: PDF) trong danh mục chứng từ.
2. Thu thập OCR — Từ chứng từ, văn bản máy đọc được (ocr.txt) được xác định và chất lượng/Trust của văn bản (TrustVector-BitVector, giá trị khởi đầu 0x0001 = machine-unverified) được ghi nhận.
3. Nhận diện loại chứng từ — Từ văn bản OCR, loại chứng từ được xác định theo quy tắc: ở đây là BUSINESS_MEAL_RECEIPT (chứng từ tiếp đãi; được nhận diện qua „Chi phí tiếp đãi”, „Người được tiếp đãi”, „Lý do tiếp đãi”).
4. Chuyển vào quy trình ký — Một *.gcsig.md (artifact chữ ký, lớp GCSIG) được tạo, mang theo chứng từ tự lập điện tử: các thông tin theo yêu cầu pháp luật ở dạng content được nhúng (lược đồ business-meal-receipt-1.0), nguồn gốc OCR (ocr), khối Sidecar tích hợp (source) và khối chữ ký (signature) kèm Facsimile của người ký.
5. Trình bày và ký — Artifact được đặt thành presented, được trình cho con người (HITL) để ký và sau khi được phê duyệt được đặt thành accepted → signed. Điểm neo cho chữ ký là SHA-256 của Ur-Docs.

Artifact: Chứng từ và chữ ký trong một tài liệu

Đối với các chứng từ được đưa vào quy trình ký, không cần .v7g.md riêng biệt: *.gcsig.md mang đầy đủ chức năng Sidecar (quy tắc „Chức năng Sidecar/Chuyển đổi“: .v7g.md được chuyển thành .gcsig.md, không mất thông tin, không có Sidecar cạnh tranh). Từ lược đồ gcsig-1.4, artifact chứa:

An toàn phiên bản — Tuân thủ Git-native

• Bất biến là điểm neo: SHA-256 của Ur-Docs. Nó không bao giờ thay đổi; mọi thay đổi về nội dung đều tạo ra một trạng thái Ur-Doc mới.
• *.gcsig.md (như GCPN) là một container có thể thay đổi, trong đó các thay đổi trạng thái (giai đoạn) được ghi thành sổ cái kiểm toán thông qua các commit Git có chữ ký GPG. Lịch sử Git thuần túy không đủ trong trường hợp này (có thể force-push) — do đó cần ký trên commit/GCSIG.
• Nhờ vậy, các thay đổi đối với nội dung chứng từ tự lập có thể truy vết; trạng thái được ký tương ứng vẫn được giữ trong lịch sử.

Ví dụ (sê-ri: tổ chức giả định KMU)

Giám đốc điều hành của KMU tiếp đãi một đại diện của một nhà xuất bản chuyên ngành sau một hội chợ chuyên ngành để bàn về khả năng xuất bản. Chứng từ nhà hàng trị giá 59,80 € được quét; thông qua OCR, loại chứng từ BUSINESS_MEAL_RECEIPT được nhận diện. Chứng từ tự lập được tạo dưới dạng *.gcsig.md (người tham dự, lý do „Hội chợ chuyên ngành — khả năng xuất bản“, số tiền, phạm vi ideell, không khấu trừ thuế đầu vào, ghi sổ dưới dạng hoàn chi phí) và được trình cho giám đốc điều hành để ký.

Công cụ

Tài liệu tham chiếu

• Căn cứ pháp lý: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG; R 4.10 EStR; BMF 19.11.2025; GoBD (BMF 28.11.2019).
• Chữ ký/Sidecar: xem GCBoK, Phần VI (Digital Signage) — GCSIG và chuyển đổi .v7g.md → .gcsig.md.
• Sắp xếp chứng từ: ED06.