ED04 - Transparenzregister khi thành lập: chủ sở hữu hưởng lợi, Vorgesellschaft, người hưởng lợi giả định

Vấn đề

Với việc thành lập một công ty vốn, phát sinh những nghĩa vụ không xuất phát từ Handelsregister và nhiều người sáng lập thường bỏ qua: các nghĩa vụ minh bạch theo Geldwäschegesetz (GwG). Kể từ Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG), Transparenzregister là một sổ đăng ký đầy đủ - "giả định thông báo" trước đây (các thông tin được coi là đã thông báo nếu chúng có trong Handelsregister) đã bị bãi bỏ hoàn toàn kể từ 01.08.2021.

Các lỗi điển hình trong giai đoạn thành lập:

• "Tất cả đều có sẵn trong Handelsregister rồi còn gì" - giả định thông báo không còn tồn tại nữa; mỗi công ty đều phải chủ động báo cáo (§ 20 Abs. 1 GwG)
• Bỏ qua Vorgesellschaft - công ty đang thành lập (i. Gr.) đã chịu nghĩa vụ báo cáo; báo cáo lần đầu không cần thực hiện nếu việc đăng ký vào Handelsregister được thực hiện trong vòng ba tháng sau điều lệ công ty - nếu không thì phải báo cáo
• Không tính đến hết chuỗi sở hữu - nếu một Holding nắm giữ phần vốn, việc chỉ nêu tên Holding là không đủ; phải xác định được cá nhân đứng sau chuỗi
• Không nhận ra chủ sở hữu hưởng lợi giả định - nếu những người nắm giữ phần vốn bản thân họ lại là các pháp nhân và không thể xác định được cá nhân nào, thì những người đại diện theo pháp luật được coi là chủ sở hữu hưởng lợi - giả định này phải được báo cáo kèm căn cứ rõ ràng

Thông điệp cốt lõi

Các nghĩa vụ về Transparenzregister là nghĩa vụ khi thành lập - chúng phát sinh cùng với điều lệ công ty, chứ không phải với doanh thu đầu tiên:

1. Chịu nghĩa vụ báo cáo là tất cả các pháp nhân tư nhân (GmbH, UG, AG, SE, KGaA, hiệp hội đăng ký, hợp tác xã, quỹ có tư cách pháp nhân) và các công ty nhân sự đăng ký (OHG, KG, PartG, từ 01.01.2024 còn có cả eGbR) - §§ 20, 21 GwG. Không chịu nghĩa vụ báo cáo: doanh nghiệp cá thể, e. K. và GbR (không đăng ký).
2. Chủ sở hữu hưởng lợi (wB) chỉ là những cá nhân nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp hơn 25 % phần vốn góp, kiểm soát hơn 25 % quyền biểu quyết hoặc thực hiện quyền kiểm soát theo cách thức tương đương (§ 3 Abs. 2 GwG) - ví dụ với tư cách thành viên hợp danh hoặc thông qua các quyền phủ quyết mang tính định hình.
3. Hưởng lợi gián tiếp: Nếu một pháp nhân nắm giữ phần vốn, thì wB là người chi phối tổ chức mẹ - thông thường từ hơn 50 % phần vốn góp hoặc quyền biểu quyết ở mỗi tầng của chuỗi (§ 3 Abs. 2 S. 2-4 GwG i. V. m. § 290 HGB).
4. wB giả định: Nếu ngay cả sau khi kiểm tra toàn diện, có tài liệu ghi nhận mà vẫn không xác định được cá nhân nào, thì những người đại diện theo pháp luật (giám đốc điều hành, thành viên kiêm giám đốc điều hành) được coi là chủ sở hữu hưởng lợi (§ 3 Abs. 2 S. 5 GwG) - với căn cứ của giả định được nêu trong báo cáo.
5. Vorgesellschaft (i. Gr.): Cả Vorgesellschaft đang hoạt động cũng phải chịu nghĩa vụ sổ sách kế toán và nghĩa vụ thuế - và do đó cũng có nghĩa vụ minh bạch. Ban đầu báo cáo với tư cách "Sonstige Rechtsgestaltung" kèm chú thích "i. Gr."; việc thông báo là không cần thiết nếu việc đăng ký vào Handelsregister được thực hiện trong vòng ba tháng sau điều lệ công ty. Sau khi được ghi vào sổ, số HR sẽ được bổ sung sau bằng một báo cáo thay đổi.
6. Nội dung báo cáo (§ 19 Abs. 1 GwG): họ và tên, ngày sinh, nơi cư trú, tất cả các quốc tịch, loại và phạm vi của lợi ích kinh tế cũng như ngày có hiệu lực.

Compliance by Design: Việc xác định wB không phải là một thao tác điền mẫu, mà là một quy trình xác định được ghi thành tài liệu - từ điều lệ công ty qua danh sách thành viên đến phân tích chuỗi sở hữu. Chính quy trình này thuộc về Git-Repo: dưới dạng artifact JSON với V7GUID, Sidecar và các tham chiếu SHA-256 tới các chứng từ nguồn. Kết quả xác định của ED04 là nền tảng cho việc lập tài liệu tuân thủ GoBD (ED12) và việc thực hiện báo cáo (ED17, ED18).

Chuỗi sở hữu qua ví dụ

E1 là doanh nhân và là thành viên duy nhất. Tập đoàn được cấu trúc thành chuỗi sở hữu - một trường hợp Holding điển hình:

Xác định đối với ORG-1 (gUG):

1. Trực tiếp? Người nắm giữ phần vốn là ORG-5 (GmbH) - một pháp nhân, không phải cá nhân. Không có wB trực tiếp.
2. Gián tiếp? Ai chi phối ORG-5? E1 nắm giữ 100 % tại ORG-5 - tức là hơn 50 %, do đó có ảnh hưởng chi phối. Như vậy E1 là chủ sở hữu hưởng lợi gián tiếp đối với ORG-1: loại lợi ích "kiểm soát gián tiếp đối với ORG-5", phạm vi "100 % tại ORG-5".
3. Báo cáo: ORG-1 báo cáo E1 với tư cách wB gián tiếp - với việc nêu chuỗi (ORG-1 ← ORG-5 ← E1).

Xác định đối với chính ORG-5 (Holding):

1. Người nắm giữ phần vốn trực tiếp: E1, dĩ nhiên, 100 % → E1 là wB trực tiếp của ORG-5 (phạm vi: 100 % phần vốn góp).

Quan trọng: Mỗi công ty trong chuỗi thực hiện việc xác định và báo cáo riêng của mình - ngay cả khi cuối cùng đối với tất cả đều cho ra cùng một cá nhân (E1). Nghĩa vụ rơi vào tổ chức, chứ không phải vào cá nhân.

Chủ sở hữu hưởng lợi giả định: những người hưởng lợi "ảo"

Hiểu lầm phổ biến nhất trong thực tế: nếu những người nắm giữ phần vốn là các pháp nhân và không thể xác định được cá nhân nào nắm giữ > 25 %, thì giám đốc điều hành được coi là wB - chứ không phải "không ai cả":

• Nếu có nhiều người là người đại diện theo pháp luật, thì tất cả đều phải được báo cáo.
• Giả định phải được nêu căn cứ (không xác định được wB dù đã kiểm tra toàn diện / cơ cấu sở hữu và kiểm soát không thể theo dõi một cách đầy đủ).
• Khi GF thay đổi, wB giả định cũng thay đổi theo - sự thay đổi này phải được báo cáo ngay lập tức. Ai không hiểu giả định này sẽ bỏ sót nghĩa vụ này một cách có hệ thống (ED18).

Góc nhìn Git-native: Giả định không phải là trường hợp biên, mà là trường hợp thông thường của các cấu trúc liên kết. Trong Git-Repo, giả định là một artifact được phân loại: wb_fiktion.json với căn cứ, ngày kiểm tra, chuỗi đã kiểm tra và các tham chiếu SHA-256 tới danh sách thành viên và điều lệ công ty. Nếu kết quả kiểm tra sau này khác đi (ví dụ có thành viên mới), artifact không bị sửa đổi mà được thay thế bằng một artifact mới - cơ chế theo dõi lỗi thời (superseded_by) cho biết giả định nào có hiệu lực khi nào và vì sao.

Dòng thời gian các nghĩa vụ khi thành lập

Bẫy thời hạn: "Ngay lập tức" (§ 121 BGB) có nghĩa là không có sự chậm trễ đáng trách - ai chờ việc ghi vào Handelsregister rồi mới báo cáo sau, thì theo quan điểm của Bundesverwaltungsamt thường không được coi là hành động ngay lập tức. Cách tiếp cận của GitCover: Sự kiện kích hoạt (điều lệ công ty, ghi vào HR, Share Deal) tự động tạo ra một bản ghi nhật ký kèm danh sách kiểm tra nghĩa vụ - thời hạn hiển thị trong repo trước khi nó bị đe dọa.

Những gì được lưu vào Git-Repo

Lưu ý pháp lý: Thành viên và wB bản thân họ cũng có nghĩa vụ cung cấp thông tin đối với công ty (§ 20 Abs. 3 GwG): họ phải đưa ra các thông tin cần thiết cho việc báo cáo và thông báo ngay lập tức mọi thay đổi. Trong liên kết, điều đó có nghĩa là: E1 cung cấp thông tin của mình cho từng ORG-n - mỗi công ty ghi nhận việc nhận được dưới dạng artifact.

Đòn bẩy rủi ro

Chế tài (tổng quan)

• Các vi phạm nghĩa vụ minh bạch là hành vi vi phạm hành chính (§ 56 Abs. 1 S. 1 Nr. 54-66 GwG): tiền phạt tới 150.000 EUR, trong trường hợp nghiêm trọng, có tính hệ thống hoặc lặp lại có thể lên tới 1 triệu EUR (một số trường hợp còn cao hơn nữa).
• Các quyết định xử phạt có thể được cơ quan giám sát công bố công khai - rủi ro uy tín phát sinh thêm.
• Chi tiết, thủ tục xử lý không nhất quán và thực tiễn xử phạt: ED18.

Yêu cầu Harness (xem trước)

Danh sách yêu cầu đầy đủ nằm trong Harness-Anforderungen.md.

Nguồn

• Geldwäschegesetz (GwG): § 3 (chủ sở hữu hưởng lợi), § 19 (các thông tin), § 20 (nghĩa vụ báo cáo, Vorgesellschaft), § 21 (Trust, quỹ), § 23a (báo cáo không nhất quán), § 56 (tiền phạt)
• Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) - bãi bỏ giả định thông báo vào 01.08.2021 (sổ đăng ký đầy đủ)
• Bundesverwaltungsamt: Tờ hướng dẫn về nghĩa vụ thông báo của chủ sở hữu hưởng lợi (phiên bản 01/2025) - www.transparenzregister.de
• MoPeG (cải cách pháp luật công ty nhân sự) - eGbR trong Gesellschaftsregister từ 01.01.2024
• § 290 HGB (ảnh hưởng chi phối) i. V. m. § 3 Abs. 2 S. 2-4 GwG

Cấu trúc liên kết nguồn và các liên kết tham chiếu CDN

Lưu ý: Việc phân bổ nguồn, Mirror và Community-Hub này phản ánh tình trạng hiện tại và có thể thay đổi. Vui lòng kiểm tra nguồn chuẩn tương ứng trên gitcover.org để biết trạng thái hiện tại.